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Cómo reducir costes en la empresa

reducir_costesLo comido por lo servido. Es lo que podrían encontrar algunas empresas en sus balances cuando los gastos que soportan son capaces de devorar casi todos los ingresos que generan. En este escenario, solo queda margen para dos tipos de actuación: aumentar los ingresos o reducir gastos. En muchas ocasiones, el primer objetivo suele ser bastante complicado, por lo que en esta ocasión nos centraremos en cómo gastar menos sin tener que recurrir, por supuesto, a reducir el número de trabajadores.

 

Eliminar productos no rentables. La cultura empresarial española nos ha llevado habitualmente a tomar como fracaso lo que en realidad debería ser considerado como un mecanismo de prueba, que da como resultado un acierto o un error sin mayor trascendencia. Por eso, siguen existiendo empresarios que se resisten a sacar del mercado algunos productos, a pesar de que no hayan conseguido la acogida esperada o no hayan resultado rentables en ningún momento. Estos emprendedores no deberían  dudar ni un momento sobre la conveniencia de eliminar de su cartera estos productos.

 

Vender o cerrar unidades de negocio poco productivas. El dicho de “zapatero a tus zapatos” entraña una aplastante realidad y se podría aplicar en un amplio abanico de situaciones. Por ejemplo, en los momentos económicos más boyantes (por desgracia, ya muy lejanos), algunas empresas se pusieron el mundo por montera y se lanzaron a abrir nuevas y diversas líneas de negocio, de forma paralela a su actividad principal, que les proporcionaron mayor tamaño, capacidad e, incluso, influencia en su sector correspondiente. Sin embargo, muchas de ellas resultan ahora poco eficaces y productivas, por lo que convendría cerrarlas o venderlas para reducir importantes costes.

 

¡Reducir el número de clientes! Más de uno se habrá echado las manos a la cabeza al leer esto, pero le recomiendo que piense rápidamente en aquello de “menos es más”. Tener un excesivo número de clientes puede ser muy atractivo en un primer momento, pero no siempre resulta la fórmula más acertada. Puede generar muchos costes a la empresa y, en muchas ocasiones, pocos ingresos. ¿Por qué? Porque algunos pueden ser muy poco rentables. Por eso, es ocasiones, una cuidadosa selección de estos clientes es capaz de ahorrar mucho dinero.

 

Mejorar la gestión y reducir el stock. Los procesos productivos suelen resultar complejos y difíciles de modificar, pero merece la pena hacer un esfuerzo para mejorarlos, lo que optimizará los recursos empleados. Entre las medidas que se pueden tomar está mejorar la gestión del inventario y evitar que el stock se almacene durante mucho tiempo, dos acciones que elevarán la rentabilidad de la producción y que se reflejarán rápidamente en la cuenta de resultados de la empresa.

 

Limitar los gastos corrientes. Un ámbito también importante en el que una empresa puede reducir costes es el de los gastos de directivos y otros empleados. Las posibilidades son innumerables, entre ellas cambiar el avión por el tren en los viajes de trabajo, y algunos coches de empresa por taxis, huir de los hoteles de cinco estrellas, acabar con las reuniones en restaurantes de lujo, reducir al máximo los teléfonos móviles de empresa y restringir las llamadas, evitar imprimir documentos en color y alta resolución…

 

Ahorrar energía. ¿Haces eso en tu casa? Es lo que el profesor le suele decir a un niño cuando pega un chicle en el pupitre. Salvando las distancias, si todos apagáramos las luces de la oficina cuando nos vamos, desconectáramos el aire acondicionado y el ordenador o, simplemente, cerráramos las ventanas (igual que lo haríamos en nuestra casa), ahorraríamos mucho dinero. Si yo fuera el responsable de un negocio, se lo recordaría de vez en cuando a mis compañeros.

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Inventarios: guardar o no guardar stocks, ésa es la cuestión

inventarioDice nuestro refranero que es tanta virtud el trabajar como también el guardar. Y esta premisa es la que gobernó la práctica de muchas empresas en el pasado, en donde se apostaba por intentar tener los almacenes repletos de stock para prestar el mejor servicio a sus clientes. Es decir, se relacionaba la eficiencia simplemente con el volumen de existencias, en vez de con la gestión que se hiciera de las mismas.

Hoy, sin embargo, cada vez resulta más habitual buscar el nivel mínimo de almacenamiento que permita, por un lado, atender a la demanda y, por el otro, cubrir posibles imprevistos dentro de la empresa. De hecho, un nivel alto de inventario se considera un signo de ineficiencia estratégica, por los altos costes que conlleva y por la reducción en los márgenes de beneficio. Todo ello se enmarca dentro de la filosofía de la producción JIT (just in time, en inglés), un sistema de organización de origen japonés cuya premisa es fabricar lo que se necesita, en las cantidades adecuadas y en el momento oportuno.

 

Los costes del inventario para una empresa

Es habitual que, independientemente del sector en el que opere, una empresa almacene distintos artículos para luego darles salida en el mercado, pudiendo atender la demanda. De este modo, se generan los inventarios o stocks, cuyo volumen será siempre un elemento crítico dentro la compañía, debido a los posibles inconvenientes que puede traer consigo, como la obsolescencia de la mercancía o su deterioro.

Los costes para una organización de la gestión del inventario pueden ser:

  • De adquisición, según se hayan comprado los bienes en el exterior, o hayan sido producidos internamente, habiendo de determinarse entonces su coste unitario.
  • De reposición (lead time), que incluye generalmente los costes de transporte y de tramitación del pedido
  • De almacenamiento, donde se contabiliza el coste de los almacenes, del personal que se ocupa de su gestión, del mantenimiento de los productos, los seguros contratados en caso de robo o desastre, consumos fijos, posibles pérdidas, etc.
  • Financieros, es decir, el coste de oportunidad que significa invertir en estos stocks en vez de en otras posibles operaciones que rindan beneficios para la compañía.

 

Cómo gestionar eficazmente tu stock

Es conveniente diferenciar el modo de gestionar los inventarios según la naturaleza física de los productos que se almacenan y el uso que se vaya a hacer de ellos:

  • Para las materias primas, el modelo de gestión más comúnmente aceptado es el de Wilson, que procura asegurar el abastecimiento constante de mercancías para que la empresa tenga siempre capacidad operativa con unos costes de almacenamiento mínimos. Para lograrlo, se analizan distintos elementos clave como los plazos de entrega de los pedidos, la posible variación en los precios de compra o el coste medio de mantener parado el producto dentro de la empresa.

 

  • En relación a los productos intermedios y finales, conviene tener muy presente los tiempos y procesos de producción internos que se dan dentro de la organización, y que deben estar siempre lo más en consonancia posible con la demanda del mercado. La clave para conseguirlo es alinear los departamentos que estén implicados en el proceso productivo del modo más efectivo posible, consiguiendo una óptima coordinación entre ellos.

 

  • Finalmente, están los materiales y suministros, elementos que van desde las mesas en las que desempeñan sus tareas los trabajadores a los embalajes de los productos o las fuentes de energía, por ejemplo. Es muy importante que siempre exista un hueco para ellos en el almacén, de cara a evitar cualquier sorpresa desagradable en el momento más inesperado.

La gestión de inventarios no es una tarea que se pueda definir y aplicarse de un modo sistemático, sino que debe estar sujeta a una constante revisión según las necesidades de la empresa y su propia evolución. La principal premisa es las de intentar controlar siempre los costes y el rendimiento. Apostar por una filosofía de una mejora continua en pro de la mejor eficiencia es, quizá, el único secreto para sacarle el máximo rendimiento y, de paso, responder de un modo eficaz y positivo a las demandas de los clientes y del mercado.

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¿Por qué no crear un ‘Black Friday’ propio?

franquicias_en_espana_restauracionEl recientemente celebrado ‘Black Friday’ fue todo un éxito para muchos comercios y negocios, que duplicaron y triplicaron ventas en España y en todo el mundo. Pero, ¿por qué esperar al próximo año para volver a dar otra alegría a los ingresos?  Sin duda, el día elegido para el ‘Black Friday’ –el siguiente al Día de Acción de Gracias, que se celebra el último jueves de cada noviembre-, será ya una fecha emblemática en la que casi todos los establecimientos harán descuentos, pero no tiene porqué ser la única.

 

Cada comercio puede crear su propio ‘Black Friday’, dedicando un día determinado a realizar ofertas y promociones bajo el nombre que considere más adecuado y atractivo para el público. Solo hace falta tener en cuenta algunos detalles:

 

¿Qué día elegir? Existen muchos días del año que pueden ser indicados para que un comercio cree su propia jornada particular de descuento. Por ejemplo, puede elegir una fecha destacada o significativa que tenga relación con el sector al que se dedica o con los productos que vende, una conmemoración festiva o cultural determinada, el día del patrón del pueblo o la ciudad en el que se encuentra… o, simplemente, un día al azar.

 

¿Cómo anunciarlo? Buena parte de las compras que realiza cualquier consumidor tiene un componente emocional importante. Si el cliente conoce y asume con suficiente antelación que un determinado comercio va a celebrar un día de rebajas propio será más proclive a acercarse a comprar al mismo durante esa jornada. Pero para que esto ocurra, el establecimiento deberá utilizar todos los medios a su alcance. Por ejemplo, si habitualmente contrata publicidad en radio, durante las semanas previas ha de enfocar el mensaje del anuncio hacia su particular día de promoción; si reparte flyers en la calle, éstos deberán informar de la promoción; y lo mismo si inserta publicidad en la revista del barrio. Ni que decir tiene el uso profesionalizado de las redes sociales.

 

¿Cómo llamar la atención? Una vez que ha llegado el día elegido para la promoción y que vemos entrar por la puerta más gente de lo habitual, es el momento de llamar la atención al máximo para que nadie se vaya de vacío. La gran pregunta que se plantea es cómo anunciar en el escaparate y en las etiquetas los descuentos que se están realizando: ¿en forma de dinero contante y sonante o en porcentaje, es decir en tanto por ciento? Algunos expertos apuntan que, como norma habitual, es mejor destacar un tanto por ciento en caso de que la cifra absoluta (en dinero) que realmente se está reduciendo no sea muy grande.

 

Aproveche para vender productos complementarios. Como decíamos antes, muchas compras tienen un fuerte componente emocional, por lo que el cliente que adquiere un producto será más proclive a comprar también otros artículos complementarios que encuentre en el mismo lugar. Por lo tanto, el día de promoción será el mejor momento para vaciar de stock el almacén y colocar el mayor número de complementos posible junto a las mejores ofertas.

 

No haga trampas. El día de promoción propia puede convertirse en una fecha muy rentable para cualquier comercio. Eso sí, tenga siempre en cuenta que no debe hacer trampas. Es decir, no suba los precios durante las semanas previas para bajarlos después. El cliente terminaría descubriendo su engaño y no solo dejaría de entrar en su tienda el día señalado, sino que probablemente tampoco lo haría ya en ningún otro momento.

Labiano

Emprendedores 2.0: Siga aprendiendo de las dificultades del vecino

En un post anterior les comentaba que, recientemente, había asistido a un encuentro muy productivo, en el que ocho jóvenes emprendedores desvelaban los problemas sufridos al lanzar sus respectivos negocios por internet. Entonces les relaté cuatro casos y ahora le toca el turno al resto. Es posible que alguno se vea reflejado en las dificultades expuestas, pero seguro que todos podremos aprender del tesón de estos nuevos empresarios.

Carlos Larraz es fundador de Funidelia (www.funidelia.es), una tienda por internet que comercializa disfraces (y complementos) para todo tipo de personas y ocasiones. Uno de los principales problemas que encontró este emprendedor cuando lanzó el negocio fue la relación con los proveedores. Discutir con ellos se convirtió desde el primer momento en algo habitual. En una primera etapa las ventas eran mínimas, casi inexistentes, por lo que la confianza de las personas que le surtían de prendas no era, precisamente, muy grande.

Con el tiempo, los pedidos fueron aumentando y la confianza de los proveedores también. Pero con ello llegó, además, la necesidad de contar con una cierta cantidad de stock que permitiera hacer frente de forma rápida y ágil a los pedidos que se iban produciendo. “A la larga, el stockage es necesario porque, si no, el negocio se complica”.

Pero éste no ha sido el único problema de Carlos. Afrontar todas las tareas de un nuevo negocio con la escasez de medios y personal, propios de cualquier comienzo, puede convertirse en algo agotador. Sobre todo cuando es uno mismo el que se encarga de planificar el marketing a la vez que ayuda a envolver los pedidos.

Esther Asin es socia de Bebepeque (www.bebepeque.com), una tienda ‘on line’ especializada en todo tipo de productos para los más pequeños. Pues bien, el principal problema que encontró en sus inicios también estuvo constituido por los proveedores.

Éstos no entendían muy bien cómo se podían vender ciertos productos por internet y mostraban poca confianza por los resultados de un negocio de este tipo. Según contó Esther, concretamente, muchos de ellos no querían servirle los pedidos porque no disponía de un establecimiento de venta físico.

El stockage también fue un problema para ella. Nadie quería enviarle una o dos unidades de un producto, sino que le obligaban a adquirir una cifra mínima. “Si alguien quería comprar un chupete en mi tienda el proveedor solo me daba la posibilidad de enviarme 100 o nada”.

Aunque estas fueron las mayores dificultades con las que se encontró Esther, también citó algunas otras como los intentos de fraude de los que son objeto muchos comercios por internet y de los que ella tampoco se libró. No obstante, su habilidad e intuición fueron decisivas para lograr esquivarlos.

Nacho Rodríguez es responsable de Conservaselección (www.conservaseleccion.com), un establecimiento ‘on line’ donde se pueden adquirir desde pimientos a alcachofas, pasando por anchoas, bonito, mejillones y un largo etcétera de exquisitos productos. Pues bien, aunque este emprendedor está convencido de las ventajas de vender por internet, también es consciente de que contar con “socios que entiendan y que tengan experiencia en el negocio de calle” es fundamental.

Y, efectivamente, en este punto nos volvemos a encontrar con el gran escollo de todos estos emprendedores que, como ya no podía ser de otra manera, es el distribuidor. “Hoy en día, éste prima más a la tienda física de la calle que al establecimiento ‘on line”.

La otra dificultad con que se ha encontrado Nacho es la resolución de problemas técnicos. Por eso, está convencido de que es importante también incorporar a un socio que conozca o, al menos, que esté familiarizado con estos ámbitos técnicos. Razones no le faltan: “te ayudará a montar el negocio y, una vez que éste está en marcha, a reaccionar ante cualquier situación que se pueda producir, aprovechando mejor los recursos”.

Aitor Grandes fundó y es CEO de 24symbols (www.24symbols.com), una plataforma para leer libros digitales en internet bajo un modelo de suscripción. Aunque parezca increíble, a diferencia de sus compañeros, el principal problema que tuvo que afrontar cuando se decidió a crear esta empresa no fueron los proveedores.

Su gran dificultad llegó mucho antes. Concretamente, cuando se decidió a crear una sociedad limitada que diera fórmula societaria a su negocio. Fue entonces cuando comenzaron sus mayores quebraderos de cabeza, ya que el tiempo y los trámites que se vio obligado a emplear en ellos fueron mucho mayores de los que había previsto. Y eso que acudió a la ventanilla única empresarial. “Me dijeron que solo tendría que ir a un sitio y fue verdad, pero no me advirtieron de que tendría que volver veinte veces”.

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Para comprar y vender, vaya de feria… en Internet

 

Conocer diferentes proveedores, saber cómo se organiza la oferta y la demanda, conocer otras negociaciones… Y todo ello sin salir de su oficina. Lo que usted puede hacer en una feria puede hacerlo desde su propio ordenador. Ahí, los proveedores estarán ávidos por presentarle multitud de ventajas en materias como los costes, los plazos… Y eso es impagable para todas las empresas y, sobre todo, para aquellas que se quieren abrir a nuevos mercados.

Sí. Hablamos del mundo virtual, del e-market. ¿Y eso qué es? E-market o mercado electrónico es un tipo de plataforma de encuentro o de intercambio electrónico. Es un sitio web donde, como en un mercado real, se citan oferta y demanda. Este tipo de plataformas son muy interesantes en el ámbito B2B, sobre todo para emprendedores en busca de sus proveedores. Para entrar en él, las empresas deben de pagar, en algunos casos, una tarifa o, en otros una comisión por las transacciones que realicen. Pero los servicios no se quedan ahí, los mercados electrónicos también le ayudarán a promocionar sus servicios, a mantener actualizado su catálogo de productos, a tener siempre a mano a potenciales proveedores y clientes…

Las posibilidades son amplias. Un comprador puede buscar nuevos proveedores, hacer públicas sus necesidades de compra y buscar bienes de equipos nuevos o usados. Un vendedor, por su parte, encontrará en ellos  nuevas oportunidades, podrá ofrecer productos nuevos y usados para su venta, consultar bases de datos de licitación y conseguir información de mercado sobre la competencia.

Los datos delatan la eficacia de estas plazas online. El 84% de las Pymes que utilizan mercados electrónicos registran un aumento en sus ventas. Hay de todos los tipos, horizontales o verticales, según se traten de mercados sectoriales o generalistas. Los que mayores ventajas aportan, claro está, son los sectoriales. Algunos ejemplos son Alibaba.com, Global Wine & Spirits, Etenders public procurement, Solo stocks… Pero, para conocer los que existen en su sector o el más apropiado para la actividad de su empresa, puede consultar la página del ICEX www.emarketservices.es, donde encontrará una base de datos con más de 600 mercados electrónicos de 40 sectores distintos que operan en 85 países.

Pero, ¿qué ofrecen estos mercados electrónicos?

Estos mercados electrónicos ofrecen a las empresas que participan en ellos diferentes funcionalidades. Las más habituales son:

  • Subastas inversas o licitaciones: solicitud de compra, por Internet, a través de catálogos y anticipándose a la tarea de facturación. Permiten aumentar la conformidad de los contratos negociados por el servicio de compras (desaparición de los riesgos de pedidos a proveedores sin referencias) y reducir los costes de gestión de los pedidos y los plazos de distribución (lo que contribuye, por tanto, a una disminución de los stocks). Esta práctica ha contribuido al desarrollo de software de e-procurement (automatización y formalización de la gestión de compras y de abastecimiento e una empresa a través de Internet)
  • El ‘e-sourcing’: información que permite identificar nuevos proveedores potenciales (se pone en contacto empresas clientes y proveedoras a través de la elaboración de anuarios)
  • Sincronización y estandarización de datos: lo que permite, gracias a una automatización de la gestión de los catálogos electrónicos entre proveedores y clientes, aumentar la conformidad de las compras y la puesta al día automatizada de los catálogos de productos.
  • Las aplicaciones de gestión de la cadena logística (‘Supply Chain Management’): herramientas de previsión de la demanda y de gestión de stocks.