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Mindfulness, ¿cómo mantener el buen rollo veraniego y ganar eficiencia en la empresa?

Ahora que se acaban las vacaciones muchos echarán de menos ese bienestar que el cuerpo y el alma experimentan en los días de asueto. Apenas unas horas y en el mejor de los casos días, son suficientes para volverse a ver sepultado en una avalancha de mails, reuniones de trabajo, presión… Al final, la única forma de no desfallecer parce ser el horizonte de próxima escapada o temporada de descanso.

Una rueda infernal que ha llevado a la Organización Mundial de la Salud a calificar el estrés como “epidemia mundial”. La Unión Europea ha certificado que el estrés laboral es una enfermedad que afecta, al menos, a un 28% de la población. En Estados Unidos, por su parte, han calculado que esta situación de extrema tensión en el entorno laboral provoca unas pérdidas cercanas a los 150.000 millones de dólares anuales debido al ausentismo y al bajo rendimiento que ocasiona.

Cada vez más empresas están tomando conciencia de esta realidad y cada vez más están apostando por una herramienta capaz de combatirla: el mindfulness o atención completa.

¿Qué son el mindfulness o la atención completa?

Se trata de técnicas de control mental que tienen su origen en el budismo. Sirven para controlar la mente frente a situaciones de tensión.  En los últimos años las empresas están promocionando el entrenamiento de sus empleados en este tipo de habilidades porque cada vez están más constatados sus efectos en la organización. También surgen como setas cursos y servicios de asesoramiento, aunque no todos cumplen con lo que prometen, por lo que hay que estar ojo avizor para separar el polvo de la paja.  Pero no por ello hay que rechazar esta disciplina.

Los científicos aseguran que la práctica de este control mental provoca cambios neurobiológicos en la mente de los empleados que les permiten observar experiencias, pensamientos y emociones de forma más objetiva.

En general, estos cambios permiten al empleado pasar de sentirse arrollado por una gran cantidad de obligaciones impuestas a tener un mayor control de sus tareas y sus tiempos. Sobre todo beneficia al control de las emociones y rebaja la conflictividad entre compañeros.

Como dirían nuestras abuelas/os, es una herramienta para controlar el “pronto” o, científicamente hablando, esos procesos mentales automáticos basados en experiencias pasadas. Es decir, permite a las personas ser más conscientes de sus reacciones ante situaciones de tensión.  Es la regulación emocional.

Todo ello contribuye a una mejor relación de los empleados entre sí y con el entorno de trabajo. Está probado que incrementa la creatividad, disminuye el síndrome de “estar quemado” y se reduce la fuga de empleados valiosos.

Las técnicas de atención completa

Son variadas y dependen de cada instructor, pero entre las más habituales están aquellas que obligan a las personas a tomar conciencia de lo que se sucede a su alrededor.  Por ejemplo:

  • Aprovechar los desplazamientos en transporte público para prestar atención a la respiración, a la postura corporal.
  • Aprender a concentrarse en los sonidos que nos rodean para distinguirlos uno a uno y memorizar aquellos que mayor bienestar psicológico aportan.
  • En el ámbito empresarial, el mindfulness recomienda definir objetivos claros al comienzo de la jornada de trabajo para centrar la actividad diaria.
  • Una de las recomendaciones más repetidas del mindfulness para ejercitar la mente es centrar esa atención plena en las actividades más rutinarias desde desplazarse, vestirse o tomarse un café y reforzar esa concentración con respiraciones lentas y controladas.
  • Planificar pausas varias veces al día, para concentrarse en el cuerpo. Tomar conciencia de las posturas en el lugar de trabajo, relajarlas y corregirlas. De esa manera se desconecta el piloto automático de los temas estresantes y se concentra la mente en lo importante. Eso permite pensar con más calma en los objetivos a medio largo plazo, tanto profesionales como personales.
  • Planificar momentos de soledad y de silencio a lo largo de la jornada laboral también ayuda a la concentración. En una situación de estrés sienta mejor comer solo y centrar los pensamientos que alimentar el conflicto en una comida con compañeros dando rienda suelta a conversaciones tensas.

Pero sobre todo, el mindfulness ayuda a enseñar a vivir cada momento como lo que es y no como lo que le gustaría que fuera. No es conformismo, es autocontrol.

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Claves para mantener la productividad en el verano

Calor, búsqueda de vacaciones a última hora, sitios vacíos en la oficina… estos son algunos de los ingredientes del coctel laboral veraniego más gravoso para las empresas. En estas fechas la productividad decae, más o menos, en función del tipo de actividad de la compañía.

Pero que sea normal no significa que los empresarios deban resignarse a esas pérdidas. Hay fórmulas para atajarlo.

La primera, no por habitual menos importante, apostar por la jornada continua

Aprovechar las horas de menos calor y evitar el parón a la hora de la comida hace las jornadas más intensas y productivas. Además, ampliar el tiempo de ocio diario también estimula más a los empleados.

Planificación acorde con el entorno

En julio y agosto el que no está de vacaciones está pensando en ellas. Así que empeñarse en seguir trabajando con las mismas pautas que el resto del año puede generar muchas frustraciones. Para evitarlas, es conveniente en la medida de lo posible no fijar hitos empresariales importantes a lo largo de la temporada estival. Muchos proveedores externos pueden no estar al 100% y fallar en momentos clave. El verano es una época que se presta mejor a la planificación que a la ejecución.

Y planificación también es lo que debe primar en la organización interna. Evitar fijar reuniones en las horas de más calor ayudará a la concentración y eficiencia de los asistentes.

Apostar por actividades exteriores

Con esto no estamos sugiriendo irse de ruta montañera. Es simplemente permitir que las reuniones de trabajo se hagan en ambientes más distendidos. ¿Por qué no discutir el presupuesto de la feria de septiembre junto a unas cervezas en el bar de la esquina? Esa flexibilidad, cuando los empleados están comprometidos, es un chute de motivación que supera todo el esfuerzo creativo que se pueda hacer entre las cuatro paredes del despacho habitual.

Teletrabajo

Todavía son muchos los empresarios que consideran que sus empleados son más eficientes si están sentados en la mesa de enfrente. Pero el verano, en cambio, es un momento ideal para ejercitar el teletrabajo. De nuevo, partiendo de compromiso de los empleados, es sorprendente lo mucho que cunde el tiempo cuando se evitan los traslados a la oficia y lo que motiva terminar las tareas pronto porque eso implica acceder a tus hobbys o familia de inmediato.

No olvidarse de los clientes

Vale, todo el mundo se marcha de vacaciones, pero ¿al mismo tiempo? Está claro que no. Una de las mejores ideas para mantener e incluso incrementar la productividad general del negocio en verano es aprovechar la bajada de la carga de trabajo para incrementar los contactos personales con clientes. Organizar reuniones distendidas pero eficientes y pillar a ese ejecutivo tan liado el resto del año puede ser ahora mucho más fácil.

No olvidarse de la eficiencia energética

Desde aquel año en el que el entonces ministro de Energía, Miguel Sebastián, apareció en el Congreso en mangas de camisa para solicitar más conciencia con el uso de los aires acondicionados no ha llovido mucho. Pero hoy pocos se acuerdan de que en verano tan incomodo es pasar mucho calor como pasar frio debido a un mal uso del aire acondicionado.

Cualquier empresario concienciado con la eficiencia energética y con la de su cuenta de resultados debe comprender que un esfuerzo por mantener la climatización adecuada en el centro de trabajo (entre 24 y 26 grados, según los expertos) es la mejor forma de optimizar tanto la actividad de los empleados como la cuenta con la compañía eléctrica.

Organización

Las oficinas a medio gas son para muchos empleados el mejor incentivo para poner orden a su alrededor. La ralentización de la actividad lo permite y el orden ya se sabe ayuda al cuerpo y al espíritu.

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Por qué es rentable la formación en una empresa

Formar a sus trabajadores es una obligación que tienen todas las empresas pero también se trata de una inversión de futuro, ya que disponer de empleados cualificados termina siendo altamente rentable. Por eso, la formación es uno de los elementos indispensables para que un negocio tenga éxito, lo que implica a su vez que no debe realizarse únicamente de forma puntual sino de manera continua. Veamos a continuación por qué es rentable la formación en una empresa y los efectos que puede traer consigo.

 

En primer lugar, hay que recordar que para que la formación sea eficaz la empresa debe crear programas de formación y adiestramiento que aporten al empleado los conocimientos, los métodos y las habilidades necesarios para que éste realice correctamente su labor. Así, éste se sentirá más integrado en la compañía, mejorará su rendimiento y comprobará que tiene ante sí la posibilidad de emprender una interesante carrera profesional en esa compañía, sin necesidad de irse a otra.

 

Pero, como hemos señalado, la formación también es muy rentable para el negocio, ya que contribuirá a reducir la siniestralidad en el puesto de trabajo, sobre todo en las actividades con riesgos añadidos como la construcción o las que requieren utilizar máquinas peligrosas, cortadoras, vehículos, etc. Y, por otra parte, mejorará la satisfacción laboral, lo que supondrá un menor absentismo y una mayor comunicación entre jefes y empleados.

 

Pero sobre todo una buena formación aumentará la productividad del negocio, ya que el trabajador estará más preparado, será más eficiente y podrá afrontar cualquier reto que se le presente en su actividad. Y, evidentemente, en un futuro inmediato podrá desempeñar puestos de mayor responsabilidad si fuera necesario. Esto, además, resulta muy interesante para los directivos de la empresa, que no necesitarán recurrir a un profesional externo para cubrir esos puestos, sino que ya dispondrán en su propia “casa” de un candidato conocido.

 

Las ventajas de una buena formación llegan más allá de las personas y los departamentos, ya que ésta tiene efectos sobre el conjunto de la actividad empresarial. Eleva la productividad, aumenta la calidad de los productos que se fabrican y la cualificación de los servicios que se prestan, contribuye a potenciar la innovación, agiliza los procesos, ayuda a introducir cambios que mejoren el funcionamiento de las distintas áreas, reduce los tiempos de realización de determinados trabajos…

 

Pero para conseguir todos estos objetivos, es necesario que la estrategia de formación tenga en cuenta algunas premisas:

 

-El primer paso es determinar las necesidades de formación que requieren los diferentes puestos, trabajos y responsabilidades existentes en la empresa, para adecuar los contenidos a los diversos grupos de trabajadores que se formen.

 

-El programa de formación debe tener en cuenta los conocimientos previos de los empleados, para no perder el tiempo en materias que éstos ya conocen. El objetivo debe ser centrarse directamente en los temas que resulten más novedosos.

 

-El aprendizaje debe ser efectivo, para lo que es imprescindible combinar teoría y práctica, prever las suficientes demostraciones y asegurarse de que todos los trabajadores participarán de forma activa.

 

-El seguimiento de los avances y mejoras en los conocimientos y habilidades es fundamental. De nada sirve asistir a un curso de formación si no se interiorizan los conocimientos y las destrezas.

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Aprenda a ganar dinero trabajando desde casa

franquicias_en_espana_restauracionParecía que nunca iba a suceder, pero está pasando. Cada vez se teletrabaja más. Parece que al fin se ha vencido la reticencia del empresario español, tan dado a que los trabajadores calienten la silla sin sentido, y en muchas compañías es habitual que la plantilla ejerce su labor diaria, sin necesidad de desplazarse a la oficina. En las pymes también ocurre. De hecho, este fenómeno es más acusado en estas firmas de reciente creación, generalmente formadas por jóvenes, que están más habituados a la tecnología que sus antecesores.

 

Es más, trabajar sin las ataduras de una oficina y un horario es un hecho para los propios emprendedores, que no tienen inconvenientes en ganar dinero desde espacios de coworking, e incluso desde la cafetería más cercana. Afortunadamente, la tecnología posibilita que todos, incluso aquellos que acudían a la oficina a diario, se benefician de un concepto más flexible de trabajo. Ahora se puede ser igual de eficiente sin necesidad de perder tiempo en el transporte.

 

Cualquiera de los emprendedores que teletrabaja anunciará a los cuatro vientos los beneficios que se esconden tras la ausencia de una oficina física. Pero, cuidado, no todo es tan bonito. Como en todo en la vida, en este punto también hay puntos negativos. Por dicho motivo, a continuación definimos cuáles son las mejores rutinas que un hombre o una mujer de negocios debe poner en marcha para lograr una productividad óptima cuando se trabaja desde casa.

 

Disponer de un horario

Por mucho que se quiera negar, una casa no es igual que una oficina. En el hogar es más sencillo que existan distracciones, y más si hay niños de por medio. Eso no quiere decir que se trabaje menos. Muy al contrario, la gente que teletrabaja suele tener horarios más largos que los que acuden a una oficina.

 

Para tratar de ser igual de eficiente es muy importante que el emprendedor se imponga un horario. Y si existen paradas por motivos ajenos, no tenga inconvenientes en hacer horas extras. Llevar a cabo este esfuerzo de organización es fundamental para ser capaces de ganar dinero sin necesidad de los desplazamientos habituales.

 

Planificar el día

No tener una oficina física no implica que una jornada laboral se convierta en un totum revolutum en el que el emprendedor va de una tarea a otra sin ningún tipo de estructura. Para evitar el caos, es clave planificar bien lo que se va a hacer cada día. Empezando por el horario. Si a usted no le molesta madrugar, comience temprano. Haga una lista de las tareas más importantes y termine con ellas antes de pasar a negocios menos urgentes.

 

Trate también de evitar las distracciones. Convierta su lugar de trabajo en una habitación de hotel y coloque un cartel de no molestar hasta que haya terminado. Solo creando un entorno agradable y adecuado será capaz de elevar los índices de productividad.

 

No trabaje en pijama

Imagino que a usted nunca se le ocurriría acudir a la oficina (aunque el negocio fuera suyo) en chándal. Si teletrabaja también debe seguir una rutina que empieza por el aseo y termina por vestirse de manera correcta. ¿Importa esto en el rendimiento? Pues aunque le sorprenda, sí. La forma de vestir afecta desde el punto de vista psicológico.

 

Además un emprendedor tiene que tener en cuenta que en cualquier momento puede necesitar salir de casa y visitar a un cliente o a un proveedor. Para poner en marcha un negocio rentable, se debe estar preparado para cualquier coyuntura y tener el pijama puesto no es la mejor manera de enfrentarse a las dificultades.

 

Designe un lugar de trabajo

La mayoría de las veces un portátil o un dispositivo móvil, como una tablet, es todo lo que se necesita para trabajar. Pero en el caso del teletrabajo, ir de una habitación a otra con el ordenador no es lo más inteligente. El entorno es importante y la consistencia del mismo también influye a la hora de ser más productivo. Así que trate de trabajar siempre desde el mismo lugar. Siéntese en la misma mesa y no tenga inconveniente en decorar ese espacio con motivos que le hagan feliz (fotos, flores…). Convierta su espacio en un lugar al que le guste acudir cada día. Además no se olvide que ese paraíso de la productividad puede estar al otro lado del pasillo de su casa.

 

Aprenda a tomarse descansos

Los emprendedores suelen ser las personas que más trabajan. Eso será siempre así. No es lo mismo hacer ganar dinero a otros que tratar de ganarlo para usted mismo. Pero esa implicación extra que conlleva la puesta en marcha de un negocio que aspira a ser rentable no puede convertirse en un tour de force. Los descansos son siempre necesarios y para un empresario, todavía más. Solo estando fresco se podrán tomar las mejores decisiones.

 

No se distraiga

Ya hemos hablado de ello pero el mayor problema que presenta el teletrabajo es el de distraerse. La obligación de todo emprendedor es evitar cualquier tarea ajena a la que se debe llevar a cabo en una jornada laboral. Esto incluye también la revisión del correo electrónico. Uno de los mayores lastres que existen para ser productivo.

 

Predicar con el ejemplo

Para terminar, un emprendedor adicto al teletrabajo no debe obligar a sus trabajadores a acudir todos los días a la oficina si esto no es necesario. Será la mejor forma de elevar la motivación de la plantilla y disponer de un grupo de personas en el que todos reman en la misma dirección. Un camino que, sin duda, le permitirá ser el propietario de un negocio que sabe ganar dinero desde casa.

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5 aspectos de la personalidad de los emprendedores que les pueden hacer fracasar

La mayoría de las aventuras empresariales fracasan. Eso es un hecho demostrado por las cifras que indican que tres de cada cuatro proyectos acabará claudicando. ¿A qué se debe ese alto porcentaje? Pues, por desgracia, la respuesta está en los propios emprendedores. Todos nos pensamos que tenemos el espíritu y la carisma necesarios para convertirnos en empresarios. Por desgracia, los acontecimientos nos dan de bruces con la realidad. Los sueños, sueños son y se necesita mucho más para triunfar en un mercado que se mueve a velocidad del rayo.

 

Pero este post no busca regodearse en la desgracia. El objetivo es muy diferente. Lo que vamos a tratar de mostrar a continuación son las causas espirituales que muchos hombres de negocios llevan en su interior y que pueden llevar al cierre del negocio. De usted depende no sucumbir a esos temores. Si los supera, tenga por seguro que habrá dado un paso de gigante para convertirse en un emprendedor con todas las letras.

 

Tener miedo.
El miedo es un compañero de viaje muy complicado para cualquier aspirante a convertirse en empresario. No hay que tomárselo a la ligera, ya que la primera evidencia de su existencia es precisamente la negación. Por eso, el primer paso para superarlo pasa por aceptar que está en nuestro interior. Todo el mundo tiene miedo en alguna ocasión. La clave consiste en superarlo y actuar en consecuencia. Si no, será capaz de detener la mayoría de nuestros actos.

 

Si usted piensa que es una persona valiente que jamás ha tenido pánico a nada, eche un vistazo a su interior e identifique si alguna vez ha sentido alguna de esas actitudes: indiferencia, indecisión, duda, preocupación, dilación, falta de ambición, celos… Si la respuesta es afirmativa, usted tiene miedo a alguna circunstancia que pretende esconder. No lo haga. Como ya hemos comentado la mejor forma de librarse de este pésimo compañero pasa por reconocer que es lo que nos asusta en nuestra toma de decisiones empresariales. Unas veces será temor a la verdad. También nos suele dar pánico admitir nuestros propios defectos, como la vergüenza. En otros casos el freno será el propio miedo al éxito o al fracaso. Sea como sea, descúbralo, supérelo y actúe.

 

Creerse mejor de lo que se es en realidad

Querer hacerlo todo uno mismo y pensar que es un experto en todo lo que necesita una empresa es otro de los errores habituales que llevan a los emprendedores directos al fiasco. Una de las virtudes básicas de todos esos empresarios con cuentas corrientes millonarias es precisamente saber delegar. Descubrir cuáles son sus virtudes y explotarlas. En cuanto a la carencias, que todos tenemos, lo mejor es fichar a algún especialista que seguro que hará mejor que uno mismo.

 

Si usted es capaz de crearse un equipo de gente talentosa alrededor con el que sea capaz de cubrir todos los frentes que tiene una pyme habrá dado un paso de gigante para obtener réditos a largo plazo. Si no, es probable que su ingente trabajo no sirva para nada.

 

Falta de perseverancia

Otro hecho. Si usted está convencido de que su primera experiencia en el mundo de los negocios será la que le llevará al Olimpo, o que cualquier startup que cree triunfará, olvídese. Lo normal en un emprendedor es que el fracaso le acompañe en alguna ocasión. Eso no importa. Lo importante es ser capaz de aprender del error, levantarse y poseer las agallas para edificar otro sueño que cuente con unos cimientos más sólidos. Esto es algo que tienen muy claro en Estados Unidos. Allí, y en el resto de países anglosajones, el fiasco empresarial no está mal visto, sino todo lo contrario. En España no es así. Si alguien se equivoca se le clava la tapa del ataúd.

 

A pesar de ello, un empresario no debe desanimarse cuando se equivoca. Quizá su primer intento no sirva, ni el segundo. Y puede que tampoco el tercero o el cuarto. Pero puede que el quinto proyecto sea el definitivo. Un emprendedor necesita un esfuerzo permanente para alcanzar la meta. Es decir necesita insistir y perseverar.

 

Nunca dejar de aprender

Si usted quiere tener éxito en la economía actual en la que todo se mueve a la velocidad del relámpago, no debe olvidarse de invertir en sí mismo. La formación no acaba cuando abandona la facultad o la escuela de negocios. Las materias evolucionan y si su trabajo como empresario le obliga a prescindir del aprendizaje seguro que en poco tiempo se habrá quedado atrás. Esta circunstancia llevará a la empresa al fracaso. Y más si está en algún sector, como el tecnológico, donde todo fluye como un torrente. Jamás debe creerse profesor. Si quiere que el triunfo le acompañe nada mejor que seguir pensando que usted es un alumno.

 

No ser productivo

En España es muy normal alabar a una persona que se pasa el día entero en la oficina y criticar a aquel que sale corriendo cuando acaba su horario. Nadie se fija en el trabajo que hacen. Si los dos son capaces de terminar sus labores a tiempo es evidente que la persona más productivo es la del segundo ejemplo. En el caso de los emprendedores es lo mismo. Su objetivo es ser eficiente y organizado. Márquese unos objetivos y cúmplalos siempre que pueda. Y no se olvide de guardar tiempo para usted y los suyos. Siempre que se deja de lado a la familia, el resultado suele ser el fracaso empresarial.

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¿Quiere aumentar la productividad? Pues no cometa estos errores

El día tiene 24 horas. Esa es una realidad que es para todos igual. La diferencia es que algunos saben

aprovechar el tiempo y otros no. Las personas más productivas conocen la forma de sacar partido a cada minuto de la jornada. Por eso desprenden un halo de tranquilidad a pesar de la acumulación de tareas. Mientras, las que no lo son siempre van con la lengua fuera y corriendo, lo que no evita que pocas veces sean capaces de completar la labor asignada.

 

En la sociedad actual, lo mejor es pertenecer al primer grupo. A aquel que sabe distribuirse y organizarse para llegar siempre a tiempo a cualquier reto. Y si hablamos de un emprendedor, la verdad es que usted está obligado a ser una persona productiva. Si no lo es, le resultará muy complicada sacar adelante su apuesta empresarial. De todas formas, desde este humilde blog le intentaremos ayudar explicándole unos errores, o hábitos, en los que suelen caer las personas que no son productivas. Su obligación es no repetirlos. Su negocio se lo agradecerá. Esto es lo que no debe hacer:

 

Trabajar demasiadas horas
Aunque suene a algo de locos y lo normal en los emprendedores es llevar a cabo jornadas maratonianas, diversos estudios aseguran que aquellos que trabajan más de ocho horas al día son menos productivo que los que se autoimponen jornadas laborales más reducidas. Si no se lo cree, solo tiene que comprobar cómo el trabajo en las grandes empresas suele salir mejor en verano que en invierno. Y eso que se pasan menos horas en la oficina. ¿Por qué ocurre este fenómeno? Pues simplemente porque si uno mismo se autoimpone un horario estricto se centra más en su labor y se afana en cumplirla. Si la jornada no tiene final, es muy sencillo abandonarse un poco y perder tiempo.

 

Obsesos del email y las redes sociales
Haga la prueba. Si está en el metro, o en el autobús, o en la calle, fíjese en las personas que le rodean. ¿Cuántas están dándole a la pantalla del móvil de forma compulsiva? Imagino que bastantes. Muchos de ellos estarán consultando el correo o respondiendo a mensajes a través de las redes sociales. Eso está muy bien. A la empresa le viene genial que el emprendedor esté siempre al tanto del perfil digital de la firma. Pero una cosa es trabajar en ese campo y otro muy diferente es volverse loco y estar constantemente consultando el correo o lo que dicen de uno en Facebook o Twitter. La mejor manera de superar este mal hábito pasa por organizarse y ponerse un horario de consultas. Así solo entrará en Internet las ocasiones que tenga estipuladas. Y si piensa que accediendo menos veces el correo se va a perder negocios, solo tiene que crear mensajes de respuesta automáticos que digan algo así como “verifico mis correos y mensajes a estas horas”. Los clientes sabrán esperar.

 

Las malditas reuniones
Piénselo bien. ¿De verdad su negocio necesita que todas las semanas reúna a sus empleados para contarles las novedades? ¿No bastaría con mandar una comunicación interna para ganar tiempo y convocar solo un encuentro al mes? Los empresarios tienen el problema de reunirse demasiado. Y eso suele ser una pérdida de tiempo espectacular. Además no se suelen llevar preparadas, ni se limitan en el tiempo, lo que lleva a extenderlas más allá de lo estrictamente razonable. Si quiere ser más productivo, deje de reunirse tanto y aproveche la tecnología para estar en contacto con sus colaboradores.

 

Hacer primero lo fácil
Si somos de los que tenemos organizada la agenda de trabajo para el día siguiente, algo fundamental para un emprendedor, seguramente haya labores más fáciles y otras más complicadas. Por lo general, se suelen afrontar primero las que no suponen ningún reto y dejamos para el final las más complejas. Esa forma de actuar no es la correcta. Si deja para las últimas horas los problemas más importantes, llegará a ellos cansado y de mal humor, ya que ya lleva trabajando muchas horas. Cambie el método. Por la mañana estará más fresco y será capaz de resolver en menos tiempo los grandes proyectos. Deje lo sencillito para el final.

 

Creer que todas las tareas son igual de importantes
¿Sabe que es el la regla 80/20? Se trata de una norma básica de productividad que significa que el 80% de los resultados se lograrán con el 20% de los trabajos. Eso quiere decir que no debe tratar de la misma manera todas las labores. Algunas le aportarán más beneficios y otras menos. Céntrese en lo importante y deje lo superfluo de lado. Su productividad se lo agradecerá.

 

Ser un hombre orquesta
Aunque usted se crea muy bueno y piense que es capaz de resolver cuestiones de gestión, de marketing, comerciales y managment, mientras se toma un café, la realidad es que no existe nadie capaz de llevar a buen puerto por sí mismo todo lo que surge en el día a día de una empresa. No se engañe, la multitarea no existe. Lo mejor es afrontar cada reto en solitario y sólo cuando se termina el anterior se ataca el siguiente. El empresario hombre orquesta todavía está por inventar.

 

No dormir siete u ocho horas

Todo nuevo negocio supone problemas y más problemas. Esto puede llevarle a tener dificultades para conciliar el sueño. Trate de dejarlo todo en la oficina y cuando llegue a casa olvídese del trabajo. Si no descansa por las noches, será incapaz de ser productivo al día siguiente. Usted quizá pensará que sí. Pero diversos estudios aseguran que alguien que no duerme lo suficiente es más propenso a cometer errores.

 

No tomarse descansos durante la jornada laboral
Perseverar es una virtud de todo emprendedor. Pero eso no quiere decir que no deba descansar de vez en cuando y dejar libre su mente. Piense que su cerebro es como un ordenador, que necesita ser reiniciado de vez en cuando para liberar la memoria RAM y lanzarse de nuevo a la tarea a pleno rendimiento. Por tanto, en su jornada, tómese descansos de vez en cuando. Eso no afectará de forma negativa a su productividad, al contrario.

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Productividad antes, durante y después de las reuniones de empresa

Ya contamos hace unos meses la importancia de las reuniones, una actividad a la que muchas empresas dedican un porcentaje amplio de la jornada laboral sin que eso signifique necesariamente que todo ese tiempo está bien invertido. En ocasiones, el problema radica en un exceso de las mismas, y en otros en un cúmulo de errores de planteamiento. Por eso es importante tener claros ciertos principios a aplicar durante las reuniones, y antes y después de las mismas.

 

“Cuando un directivo dedica más del 25 % de su tiempo a reuniones es que se organiza mal”

-Peter Drucker

 

Antes de la reunión: NO a la rutina sin agenda específica

 

Debemos evitar que las reuniones se conviertan en un recurso rutinario. Por el contrario, deben tener un propósito claro, que no varíe a última hora. Y sobre todo, muy importante: la lista de convocados a las mismas debe ser coherente con dicho propósito (en base a la relación de sus funciones y/o capacidad decisoria dentro de la empresa con el tema a tratar), y cada uno de ellos deberá tener clara cuál debe ser su aportación a la reunión (para que no tengan que improvisar y, por el contrario, puedan acudir con toda la documentación necesaria). Urge acabar con la idea de que ‘todo el equipo debe estar presente’.

 

Truco: Envía una convocatoria que detalle fecha y hora, lugar, formato, participantes, orden del día y sugerencia de documentación necesaria. Y, por supuesto, una estimación de duración de la reunión.

 

Empezando la reunión: NO a la impuntualidad y/o la incógnita sobre la duración

 

La duración debe estar condicionada por la naturaleza y cantidad de asuntos a tratar, y en la medida de lo posible nunca sobrepasar la hora de duración (y mejor limitarse a 15 – 30 minutos) para que los asistentes no pierdan la capacidad de concentración y no ‘pierdan la mañana / la tarde’, sino que puedan incorporarse a otras tareas. Para ello es fundamental que las intervenciones se ajusten al tema tratado y que se haga todo lo posible por reducir las interrupciones (esos teléfonos…).

 

Ya existen apps que permiten cuantificar, a partir de los datos del sueldo de los asistentes, el costo / hora que una empresa ha perdido en reuniones (y en los retrasos antes de que comiencen) a lo largo de un determinado período de tiempo. Podría ser interesante probar alguna.

 

Truco: Dota a todas las reuniones de un moderador que establezca el tiempo dedicado a cada punto del orden del día. Y ordena restringir parcialmente las llamadas entrantes (algo muy sencillo en los nuevos smartphones).

 

Tras la reunión: NO a las tareas pendientes arrastradas de una reunión a otra

 

Una reunión debe facilitar el seguimiento de tareas nuevas y pendientes, así como poner en común nueva información y llegar a acuerdos. Para todo ello resulta de vital importancia una herramienta, el acta, que permite documentar con claridad las decisiones tomadas y las tareas encargadas, definiendo plazos y responsables para cada una de ellas. La importancia que se le dé a dicho acta y a la revisión de la misma en la reunión posterior será lo que permita hacer de las reuniones una actividad productiva, que no dé pie a frustraciones ni a pérdidas de tiempo.

 

Truco: Tras la reunión, el moderador debe hacer llegar el acta al resto de participantes… y recoger sus valoraciones sobre el transcurso de la reunión.

 

 

Imagen | Lars Plougmann

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Competitividad y oficina, una relación que se complica

Tener una oficina es algo consustancial a cualquier negocio. Localización, tamaño, precio… son variables que vuelven locos a muchos empresarios al comenzar sus negocios o al abordar un proceso de internacionalización. No es extraño que pasen, incluso años, hasta que se consigue amortizar la inversión que supone.

Hasta ahora, esto siempre se había visto como el proceso natural de la creación de cualquier negocio o de su expansión internacional, pero la evolución tecnológica está cambiando este axioma. Cada día son más las empresas que se plantean prescindir totalmente de la oficina, las más aguerridas, o reducirla a la mínima expresión.

Desde el punto de vista financiero, prescindir de oficina implica muchas ventajas. Ahorro del desembolso inicial en caso de compra, o de la cuota del alquiler mensual. Sin ella tampoco es necesario invertir en equipos informáticos ni preocuparse de su obsolescencia. Y los gastos corrientes (desde la luz, hasta los folios, los bolígrafos o los clips) pasan a ser preocupación de otros.

No tener que desplazarse hasta un lugar de trabajo concreto también suele estar muy bien valorado por los empleados que ahorran tiempo y dinero en desplazamientos. Así, con el mismo sueldo sienten que les cunde más. Se unen los beneficios para la conciliación de su actividad laboral con las exigencias de su vida personal.

Algunas empresas, sobre todo estadounidenses, que han apostado por la empresa sin oficinas han llegado incluso a medir el impacto de esta decisión. Algunas hablan de un ahorro financiero de entre el 15% y el 25%. Pero además destacan que en esas mediciones hay una disminución de la llamada huella de carbono empresarial. Eso que tanto valoran ahora los inversores internacionales. Ya que si los empleados trabajan desde casa, sus emisiones de dióxido de carbono se reducen en toneladas métricas y se ahorran millones de litros (galones en su caso) de gasolina.

A pesar de las cifras, la tendencia del negocio sin oficina física tiene muchos detractores. Tener un lugar físico donde recibir a los clientes continúa viéndose como un elemento de imagen de marca y credibilidad ante ellos. El control del personal y de su productividad también es mucho más complicado cuando no es posible controlar sus movimientos simplemente levantando algo el mentón desde la mesa de un acristalado despacho.

Pero, ¿qué ocurre si se comparan las cuentas de resultados? En ese caso puede que las reticencias se difuminen no tardando mucho. El ahorro que las compañías consiguen liberándose de las oficinas puede dedicarse a estrategias mucho más eficientes. Por ejemplo, para contratar profesionales más cualificados. Esto es especialmente importante en los procesos de internacionalización donde el coste y la gestión de los expatriados son, a menudo, inasumibles para muchas pequeñas empresas. En cambio no lo es contratar a ese mismo profesional para que ejerza desde su casa con independencia de dónde se encuentre y sin que la empresa tenga que asumir el coste de traslado de residencia.

La tecnología actual permite realizar reuniones múltiples con un simple programa instalado en cualquier portátil. Y una pequeña oficina de representación, de coste muy reducido, puede servir para superar esas reticencias a la ausencia de dirección física o la necesidad de un lugar para atender a los clientes. Hasta tal punto esto se está imponiendo, que incluso ha dado lugar a nuevos negocios como los espacios compartidos de oficias de alto lujo.

El resultado final es que las compañías que están apostando por este modelo de negocio están presentando unas mejores cuentas de resultados con la misma inversión que, aseguran, compensan con creces los aspectos negativos de la supuesta falta de cohesión que genera que el equipo no trabaje en un mismo espacio físico. En otras palabras, se consigue incrementar ese mantra financiero que es la competitividad.

Eso sí, como nada es perfecto, la gran debilidad que presenta este modelo es la excesiva dependencia de un tercero: el proveedor del servicio de internet. Sin su correcto funcionamiento todo se puede desmoronar.

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Pequeñas pautas a la hora de entrevistar candidatos

Es la pregunta del millón para muchos empresarios: ¿A quién contrato? La elección de la persona adecuada entre varios aspirantes para cubrir una vacante puede ser determinante para el futuro de una empresa. Un buen empleado vale el doble que uno malo en aspectos tales como ahorro de gastos, mayor productividad y calidad de trabajo. Además, el reclutamiento de personal es un proceso complicado y caro.

 

La entrevista

Se trata de la parte más importante del proceso de selección porque es entonces cuando el candidato muestra su personalidad. Para cubrir determinados puestos de importancia, muchos responsables llevan a cabo varias entrevistas, mezclando las charlas formales con las informales. ¿Con qué objetivo? Primero, observar al candidato, ampliar o confirmar la información del currículum. Segundo, darle al candidato la oportunidad de conocer las características del empleo y conocer la organización. Y, tercero, evaluar al candidato en función de impresiones personales, test e información que él mismo proporciona.

Hay que tener siempre en cuenta que, en una entrevista, el tiempo suele estar limitado y la persona entrevistada no se comporta con naturalidad. Por eso, y para superar con éxito la organización de la misma, y lograr los mejores resultados hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

-Prepárese a fondo, planifique la estructura de la entrevista y los temas que tocará. Decida de antemano qué preguntas hay que formular para obtener la información adicional que se necesita.

-Controle que la habitación y sus alrededores sean los adecuados. Elimine toda posibilidad de distracción y coloque el mobiliario en la posición ideal para optimizar el contacto visual y la comodidad de su interlocutor.

-Asegúrese que no habrá interrupciones.

-Establezca un buen contacto inicial con el candidato haciendo que se sienta cómodo, reduciendo la tensión y mostrándose amistoso.

-Estructure el contenido de la entrevista de modo que pueda obtener toda la información requerida sin sumergirse en detalles innecesarios. Tome breves notas durante la misma o inmediatamente después.

-Controle el tiempo, y pase de un tema a otro hasta conseguir toda la información necesaria.

 

El camino a seguir

Antes de la entrevista conviene que controle que la solicitud de empleo coincide con las capacidades necesarias para el puesto y que prepare una lista de preguntas que le brinden información específica sobre dichas capacidades. Durante la misma, busque la afinidad (use el nombre del postulante varias veces y haga primero preguntas fáciles) y escuche más de lo que hable (no permita que el postulante lo entreviste a usted). Describa brevemente el trabajo y sus expectativas y realice preguntas abiertas (quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo) en lugar de cerradas (que den lugar a respuestas si/no). Algunos ejemplos: ¿Qué querría que supiera de usted?, ¿Por qué cambia de trabajo?, ¿Por qué le interesa este trabajo?, ¿Qué es lo más importante para usted en un trabajo?…

También es conveniente que presente una situación hipotética y pregunte cómo la resolvería el entrevistado, así como realizar cuestiones relacionados con los valores del tipo ¿A quién admira más? O ¿Cómo fue su mejor y su peor día de trabajo? Solicitar la edad, o el estado civil o religión, suelen ser preguntas inadecuadas. Por último, agradezca al postulante su tiempo y dígale cuándo se tomará la decisión y cómo se le informará.

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Consejos para ahorrar y ser más productivo

ahorrarHacer que su negocio sea más productivo es uno de los grandes objetivos de cualquier emprendedor. Para conseguirlo no es necesario solamente ahorrar sino también trabajar en otros frentes. Todo depende de las características de cada sector y empresa, pero existen algunos consejos de carácter general. Veamos algunos de ellos.

 

En primer lugar, podemos intentar reducir costes, tanto los que tienen que ver con la estructura como los referentes a gastos financieros. Entre las soluciones que encontramos para los primeros se encuentra la externalización, la reingeniería de procesos y la optimización de recursos. Además, será conveniente examinar el rendimiento de las materias primas y auxiliares; la relación con los proveedores y, si es preciso, la revisión de acuerdos y contratos que mantenemos con ellos.

 

La puesta en marcha o adaptación de nuevas técnicas de producción, así como la reducción de stocks son también cuestiones que pueden favorecer una mejora sustancial. Y no hay que olvidarse de buscar la mejor relación posible entre costes fijos y variables, además de reducir en la medida de lo posible el apalancamiento. Precisamente, en cuanto a los gastos financieros, será conveniente reunirse con el director de esta área de la empresa para repasar la evolución del activo circulante, el stock, la tesorería y la gestión de impagados. Y analizar la posibilidad de mejorar los procesos referidos a ellos, para intentar agilizar al máximo posible su funcionamiento.

 

La gestión de impagados merece un estudio especial, ya que se ha convertido últimamente –debido fundamentalmente a la crisis económica- en una de las principales causas de desaparición de muchos pequeños negocios. Se puede considerar, incluso, tomar medidas para prevenirla anticipadamente, como la contratación de seguros o de otras fórmulas financieras que aumentan las posibilidades de cobro en caso de morosidad. Otro aspecto que podría mejorarse es el pasivo circulante, negociando con proveedores o revisando algunas condiciones bancarias.

 

Una fórmula para aumentar la productividad y rentabilidad de una pyme es aliarse con otras empresas del mismo sector o de sectores complementarios, para generar sinergias y multiplicar productos y servicios. De esta forma, no solo aumentarán los consumidores cuyas necesidades podrá satisfacer sino que conseguirá acceder rápidamente a nuevos segmentos de clientes, hasta ahora desconocidos para ella.

 

Y una última receta –por ahora- para mejorar la productividad es usar inteligentemente la tecnología. Por ejemplo, para conocer e identificar exactamente la demanda, algo esencial para poder prever las necesidades de stocks y reducirlas o aumentarlas en su caso. Y, lógicamente, como herramienta fundamental del marketing, del proceso de venta y del seguimiento de los clientes, así como de la detección de las nuevas tendencias que se van produciendo en el mercado y hacia las que rápidamente tendremos que dirigir nuestros productos y servicios.

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La retribución como motor de la empresa

Las retribuciones pueden influir en la eficacia organizacional ya que los salarios de los empleados afectarán al absentismo, a la productividad, a la calidad del trabajo… También constituyen un coste importante, ya que una gran parte de los costes operativos totales corresponde al pago de las nóminas. Pueden, y en muchas ocasiones son, una fuente de problemas (siempre hay personal que no está conforme). Y están relacionadas con aspectos como las relaciones superiores-subordinado, diseño de puestos, estructura organizativa, clima laboral, valoración del mérito, filosofía de la dirección, etc.

Por estas causas, y por otras, la retribución se debe incluir en las acciones de desarrollo organizacional como elemento motivador del comportamiento. Interesará motivar aquellos aspectos que influyan en el rendimiento; se procurará que los trabajadores entiendan que el incremento de sus salarios está relacionado con el aumento de su rendimiento. No es únicamente cuestión de ganar o de pagar más o menos, sino que es un aspecto que incide en el global de la empresa, llegando a ser un elemento que puede mejorar la capacidad competitiva de la organización.

 

Motivación

El elenco retributivo es tan variado que cada persona recibe un salario compuesto por diferentes conceptos: una retribución fija, pluses de asistencia a reuniones, incentivos, una variable dependiendo del volumen de ventas… Al analizar y diseñar el sistema de retribución se deberá tener una clara visión de lo que se quiere impulsar en los trabajadores o de lo que se desea que aporten y cómo se espera motivar para estructurarlo sobre esos parámetros. Además de contribuir a atraer o mantener empleados de éxito cuya consecuencia inmediata será la mejora de la empresa en su factor más importante, el humano, la remuneración debería ser utilizada como un signo claro y evidente de lo que valora y premia la organización y, por supuesto, de los comportamientos y actitudes que intenta desterrar. Pero no se podrán castigar los fracasos, ya que esto podría llevar a una situación en la que un empleado válido, que por circunstancias ha pasado por un mal periodo laboral, pueda ser objeto de castigo, ocasionándole una falta de confianza que será difícilmente recuperable.

 

Equidad

Todo sistema tendrá que estar sustentado en los principios de equidad y justicia retributiva. En otras situaciones de la vida cotidiana se percibe fácilmente lo que es o no justo, pero lo que no queda claro es cuál será el salario justo para cada individuo. En todo caso podría decirse que será aquel que se entiende cómo una compensación adecuada por su esfuerzo.

Igual de valioso que retribuir de forma justa sería la satisfacción que sienten los empleados con respecto a ellas. Entre las causas detonantes de insatisfacción está el poco reconocimiento que los jefes hacen del trabajo. Significa que si la cuantía que recibe el trabajador no colma sus aspiraciones o entiende que no se corresponde con la función ejercida, se siente injustamente tratado. Si la situación es al revés, se asume dicha suma sin ninguna clase de remordimiento.

Está demostrado que se tiende a sobrestimar los salarios que reciben otras personas con trabajos similares. Esto por sí solo no sería motivo de insatisfacción pero, generalmente, se asocia a una disminución de las habilidades de la otra persona y la escasa claridad con la que se percibe la remuneración. Para atenuar este sentimiento, una medida que puede tomar la dirección es recabar toda la información respecto a los deseos y preferencias de los implicados. Se podría, incluso, hacer a esas personas partícipes en las decisiones sobre el tema, aunque las reuniones tendrían que estar sujetas a determinadas condiciones. Cuando está en juego el interés particular, las decisiones no son todo lo convenientes que debieran.

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Así debe ser tu ‘carrera’ en las redes sociales

Es un hecho: las empresas, cada vez más, otorgan una mayor importancia a su presencia en las redes sociales. Según el informe ‘Social Media 2014’, elaborado por Online Business School (OBS), las mismas aumentaron su inversión en este apartado un 24% durante 2013. Pero, ¿es acertada esa inversión? ¿Saben el camino a elegir? ¿Les sirve para avanzar, o es dinero mal aprovechado?

 

Una carrera de fondo

Para diseñar una buena estrategia de ‘social media’, lo primero que hay que hacer es definir bien cuáles son las metas a las cuales se quiere llegar. Arrancar sin saber dónde está la bandera a cuadros es contraproducente. Tanto, como no saber cuál será el vehículo, o vehículos, que vamos a utilizar para llegar a ese fin. A continuación, hay que tener muy claro qué “combustible” será el apropiado, y qué nos puede hacer “pinchar”. Y tener alternativas por si lo que hemos preparado acaba “calándose”. Es decir, no hay que tener un único plan. Un plan B, o un plan C, serán de gran ayuda.

En esta particular “carrera” hay que mirar quiénes serán nuestros competidores en la web social, sus “armas”, cómo nos ven, si nos identifican con “el enemigo a batir”, o un rival de poca monta. En ocasiones, será importante saber en qué línea de salida queremos estar. Porque puede que no nos interese correr todos los “grandes premios”. ¿Y tu equipo? Las campañas, las herramientas, la productividad… depende de él. Rodéate de buenos mecánicos, que conozcan pieza a pieza tu “vehículo social”, y que lo tengan siempre a punto. Y no te olvides de los estrategas, los que definirán la forma de correr, en qué circuitos, y a qué velocidades. ¿En qué redes sociales debes estar? ¿Te interesa tener un blog propio? ¿Ofertas, promociones, descuentos, publicidad offline…? Llegarás al éxito si tu comunidad crece, si ocurren interacciones, si la gente habla en el plano online y offline, si aumenta el tráfico hacía tu web o tu blog… ¡Enhorabuena!

 

Pinchazos inoportunos

Son varias las causas que pueden hacer que todo lo que has planificado acabe no teniendo el resultado esperado. Una de ellas es la falta de estrategia. Muchas empresas se apuntan a la “carrera” simplemente porque la competencia también lo ha hecho, no porque realmente les apetezca. Otra es pensar que con “un poquito por aquí, y otro poquito por allá” (es decir, estar en Facebook y en Twitter, por ejemplo), es suficiente. No se trata solo de estar, sino de estar vivo, muy vivo. Si nos dejamos llevar por esta forma de pensar el resultado será una pérdida de competitividad y menor capacidad de crecimiento. Y todo por haber dejado en manos inexpertas la gestión de los perfiles corporativos. Que sean fácil de usar no significa que estén al alcance de todos. Siempre habrá “pilotos de primera y de segunda división”. Personal no cualificado a los mandos es sinónimo de fracaso, de dejar el “vehículo” aparcado en boxes sin cruzar la línea de meta.

Otro error es echar todas las culpas al “piloto”. Al igual que en una escudería de Fórmula 1, todos los miembros de la misma son partícipes del éxito o del fracaso. Las marcas, o las empresas, deben entender el plan de forma transversal, y pensar que afecta a todas las áreas de negocio. “Uno para todos, y todos para uno”, que dirían los Mosqueteros. Y no dormirse en los laureles. Un triunfo en un gran premio no significado que se ha ganado el mundial. El mercado cambia, las necesidades de los usuarios y consumidores también, y hay que ir realizando nuevas acciones para que sigan con nosotros. Una labor en la que saber escucharles, entender lo que nos dicen a través de las redes sociales, es vital.