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Facturas rectificativas: todas las claves para usarlas con efectividad

A todo empresario le ha pasado alguna vez: revisar la documentación y detectar un error en una factura ya emitida. Si eso se produce tras haber pagado el IVA correspondiente las ganas de tirarse de los pelos se multiplican. Pero antes de lanzarse a la desesperación o a la resignación debe saber que existe una fórmula para subsanar algunos de esos errores: la factura rectificativa.

El primer requisito para emitir una factura rectificativa es, como hemos comentado, que el error se haya detectado tras haber abonado a Hacienda su correspondiente IVA.

Los errores que permiten emitir este tipo de factura son varios: identificación de las compañías, datos mal reflejados, ausencia de información calve e, incluso, un cálculo erróneo de la cuota del IVA.

En segundo lugar, hay que tener claro que la factura rectificativa no es un duplicado de la errónea. Es muy importante que la rectificada lleve una serie de numeración diferente al del resto de facturas. Por ejemplo, si se equivocó en algún dato de la factura 7 del año 2016 y también en la 23 de ese mismo año, debería emitir dos facturas rectificativas.

La numeración de estas debería ser, por ejemplo, factura rectificativa 1/2016 y 2/2016. Por lo demás, el documento debe ser idéntico al original, pero especificando el motivo de la rectificación. Al emitir esta segunda factura se da por supuesto que anula la anterior.

Es posible hacer facturas rectificativas conjuntas, pero este método complica mucho más el control documental de los cambios. En cualquier caso, queda a gusto del empresario.

Más allá de los errores, otro de los principales motivos para la emisión de este tipo de facturas son los impagos de los proveedores. Son manada los trabajadores autónomos que pagan cuantías de IVA que nunca recuperan debido al impago de los proveedores.

En estos casos, la factura rectificativa es la vía para que Hacienda les devuelva la cuantía abonada en concepto de IVA.

Para que esto sea así, no solo sirve con emitir esa factura rectificativa. Además, hay que cumplir una serie de requisitos. Que el cliente sea una pyme o un autónomo. En principio este método no es válido si el deudor es una gran empresa.

La factura debe estar registrada en la contabilidad de la empresa y se tiene que haber abonado el IVA correspondiente.

El plazo para emitir la factura rectificativa comienza después de que pasen seis meses de la factura original y se constate su impago real en ese tiempo. Por otro lado, Hacienda también exige que se haya presentado una reclamación oficial por el impago, ya sea directamente en los Juzgados o bien solicitando un requerimiento notarial.

Por supuesto esto significa incurrir en gastos, a veces cuantiosos, así que antes de lanzarse a emitir facturas rectificativas a lo loco conviene hacer cuentas.

Hay que tener un cuidado especial cuando el motivo del impago de la factura es que la empresa deudora haya entrado en concurso de acreedores. En ese caso, la ley de reestructuraciones no da mucho margen. Apenas hay un mes para comunicar a Hacienda la rectificación.

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Llegan los préstamos entre empresas

Poco a poco se van viendo algunos signos de recuperación económica. Sin embargo, la financiación sigue siendo el gran problema para muchas pymes, que tienen que agudizar constantemente la imaginación para conseguir recursos con los que mantener su negocio abierto. Una de las fórmulas que se están mostrando más interesantes y efectivas para salir del paso es el préstamo entre empresas, que no es lo mismo que el préstamo entre particulares y empresas o el crowdlending del que ya hemos hablado en este blog en otras ocasiones.

Una de las firmas que está impulsando esta nueva idea de préstamo entre empresas es Trocobuy, que ha puesto todo su empeño en ello y que está recibiendo una gran aceptación y acogida por parte de un gran número de compañías, fundamentalmente pequeñas y medianas. El planteamiento se basa en una plataforma que permite a múltiples compañías formar parte de ciclos de compra-venta de productos y servicios, sin necesidad de usar dinero en efectivo.
Con el préstamo entre empresas, se crea un nuevo mercado para hacer negocios basado en la innovación tecnológica, la innovación en los procesos de compra y de venta, la solidaridad, el compromiso, y la sostenibilidad. Y que permite no solo acceder a un crédito comercial, sino también ganar clientes, aumentar ventas y optimizar la tesorería. El sistema desarrollado concretamente por Trocobuy concede un “crédito inicial” con el que se puede empezar a comprar a otras empresas del sistema. Las compras se pagan con las ventas de los propios productos o servicios, sin utilizar dinero en efectivo, por lo que simultáneamente se estarán consiguiendo clientes nuevos para la compañía.
El crédito inicial con el que parten todas las empresas representa la cantidad hasta la que el resto de partícipes están dispuestos a venderle sin cobrar en efectivo. Por este crédito inicial con el que ya puede empezar a comprar, la empresa a su vez se compromete a vender sus productos o servicios hasta la misma cantidad sin cobrarlos en efectivo. De este modo, se generan ciclos de compra-venta que permiten a los partícipes del sistema pagar sus gastos corrientes y otras compras que necesiten para su empresa con ventas a nuevos clientes. Otra de las ventajas del sistema de préstamos entre empresas es que minimiza los impagos, ya que todo el sistema se responsabiliza de cada operación. Algo muy importante si tenemos en cuenta (como se acaba de conocer) que en España la morosidad de los créditos concedidos por bancos, cajas, cooperativas y establecimientos financieros de crédito a particulares y empresas repuntaron al 11,6% en junio, cuatro décimas más que la registrada el mes anterior, con lo que (según datos del Banco de España) la tasa de mora del sistema financiero tradicional alcanza un nuevo máximo histórico, al superar el 11,38% registrado en noviembre de 2012.
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La morosidad acaba con más de 150.000 empresas en España

De las 500.000 empresas que han desaparecido desde que se inició la crisis (200.000 pymes y 300.000 autónomos), un tercio lo han hecho debido a la morosidad. Es decir, más de 150.000, según estimaciones de la Plataforma Multisectorial contra la Morosidad (PMcM). Incluso otros expertos como Eduardo Ochoa, responsable del Departamento de Optimización de Working Capital de LowendalMasai, se basan en los datos del INE para afirmar que en los últimos cuatro años más del 40% de las empresas que han cerrado, lo han hecho por impagos de sus clientes, y el 35% de los concursos de acreedores viene derivado por esta misma causa.

La Administración Pública es uno de los principales actores en esta situación, pero también ha aumentado la morosidad entre empresas privadas de todas las comunidades autónomas y de todo tipo de actividad. En el ámbito público, sectores como el farmacéutico, empresas de servicios urbanos (basuras, limpiezas, recogidas de residuos, servicios de autobuses, etc.), electricidad, teléfono, están sufriendo impagos por parte de las diferentes administraciones.

El problema tiene consecuencias muy serias. El continuo retraso en el cobro está asfixiando a muchas compañías, además de redundar en el empeoramiento de la competitividad y el deterioro de la situación de liquidez de las empresas que, en innumerables ocasiones, termina en cierre. Y es que, ante la actual coyuntura económica y la escasez de financiación hoy día es más imprescindible que nunca asegurar el cobro con los clientes.

El Plan de Pago a Proveedores aprobado por el Gobierno el pasado febrero para abonar facturas pendientes de Ayuntamientos y comunidades autónomas, fue una medida necesaria y novedosa que generó muchas expectativas. Sin embargo, los pagos se produjeron de manera puntual y sin continuidad. Según los expertos de la Plataforma Multisectorial contra la Morosidad, las Administraciones Públicas han acumulado nuevamente facturas impagadas correspondientes a 2012, volviéndose así a alargar los plazos por encima de lo que se puede considerar razonable y de lo que estipula la Ley para este 2012 (40 días), y para el 2013 que ya llega (30).

Además, las medidas del plan de pago solo pueden ser realmente efectivas si el dinero llega hasta el último eslabón de la cadena productiva. Y no lo ha hecho en todos los casos, porque no se ha conseguido asegurar el cobro de las subcontratas, esto es, de los proveedores de los proveedores. Aun hoy hay subcontratas que continúan a la espera de cobrar por parte de aquellos que sí han recibido el dinero de las Administraciones. En el sector privado la situación no es distinta. Tampoco ha mejorado en los últimos meses y los plazos de pagos entre las empresas tienden a alargarse por encima de los 75 días que la Ley establece para 2012 y los 60 para un 2013 a la vuelta de la esquina.

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¡Cuidado! los impagos a pymes van a aumentar en Europa

La crisis no da tregua. Desde que empezó en 2007 la morosidad ha sido un caballo de batalla para todas las empresas, pero fundamentalmente para las pymes. Junto a la restricción del crédito, el retraso en los cobros se ha convertido en el factor causante de la desaparición de muchas de ellas. Pues bien, ahora habrá que tener más cuidado que nunca y no solo con los clientes españoles sino con lo de cualquier punto de Europa donde intentemos vender nuestros productos.

Efectivamente, por si había pocos problemas para las pequeñas y medianas empresas, ahora los expertos están convencidos de que los impagos en Europa aumentarán durante los próximos meses. Concretamente, esto se producirá sobre todo en las hipotecas, en los créditos para la adquisición de automóviles y en otros productos de crédito. Así lo pone de manifiesto la tercera oleada del Estudio sobre Riesgos de Crédito, realizada entre profesionales europeos de gestión de riesgos financieros, un informe impulsado por la Asociación Europea de Marketing Financiero (EFMA) y el proveedor tecnológico FICO.

En concreto, los gestores prevén que se produzca un aumento en el número de consumidores que tendrán problemas a la hora de enfrentarse a sus pagos a crédito. Una cuarta parte de los expertos consultados prevé un incremento de descubiertos y de los impagos en créditos a pymes o en tarjetas de crédito. Para coches e hipotecas, un tercio de los consultados considera que se incrementarán los impagos. Y solamente el 13% de las respuestas indican esperanza en la mejora de la situación.

Tristemente en España las empresas, sobre todo pymes y autónomos, conocen muy bien a donde les pueden llevar los retrasos a la hora de cobrar las facturas a sus clientes. Y eso a pesar de que en julio de 2010 entró en vigor la Ley de Morosidad, que fijaba unos plazos máximos de 60 días para los pagos de empresas a sus proveedores y de 30 días en el caso de las administraciones públicas, con un periodo de adaptación en ambos casos que se extendería hasta 2013. La norma, además, eliminaba la posibilidad de que las empresas negocien plazos superiores de pago a los fijados por la ley.

Sin embargo, un año y medio después, esa ley que era la esperanza de muchos emprendedores no ha dado los resultados esperados durante 2011 y la morosidad les sigue haciendo la vida imposible. Un estudio de la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA) revela que el tiempo medio de pago tanto del sector público como del privado en España se fija en 103 días, una cifra sólo superada en Europa por Grecia (125 días) y que está muy por encima de la media europea (62 días). Las pymes han reclamado ya al nuevo Gobierno de Mariano Rajoy mano dura contra las empresas morosas y están esperando a que se apruebe un reglamento sancionador estricto.

Por lo menos, de las situaciones difíciles es de donde más se aprende y, desde 2008, la mayoría de los profesionales europeos ha realizado cambios en la gestión de los riesgos para afrontar la crisis económica. Su enfoque hacia esta actividad es ahora mucho más disciplinado que hace tres años y son capaces de adoptar nuevas políticas más rápidamente. Además, toman las decisiones tras un análisis más exhaustivo sobre la capacidad de endeudamiento del solicitante del préstamo.

Y es que buena parte de ellos creen que en los próximos meses el impacto del desempleo sobre su cartera de negocio será creciente y que las condiciones existentes en la eurozona afectarán también a su rendimiento. Pero, al menos, contarán con algo positivo: los ciudadanos europeos están cada vez más concienciados con los impagos y seguramente antepondrán sus pagos a crédito frente a otras obligaciones.

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El sector de bienes exportables: palanca de la recuperación

Si hay una palanca de la recuperación, esa no es otra que el sector de bienes exportables. En el primer trimestre de 2011, el crecimiento interanual de las exportaciones fue del 23,4%. Asimismo, la industria de bienes exportables representa un 19% del empleo en España y supuso una aportación al crecimiento trimestral del PIB del 0,3%. Además, en los cinco primeros meses de 2011, la actividad industrial de bienes exportables creció un 1,8% de media, siendo positiva la aportación de las empresas fabricantes de bienes de equipo (+3,4%), de bienes intermedios (+2,4%) y de bienes de consumo no duradero (+0,4%). En el lado opuesto, los fabricantes de bienes de consumo duradero (-9,2%).

Menos demandas judiciales

Según el informe “El sector de bienes exportables”, elaborado por la compañía especializada en servicios de información empresarial Axesor, en los cinco primeros meses de 2011 el número de empresas demandadas por impago en dicho sector descendió un 11,4%. Aunque, eso sí, el 14% del total de las empresas del sector son morosas. En concreto, la caída en las insolvencias judiciales es superior al 40% en las ramas de fabricación de productos farmacéuticos, industria textil e industria química.

Otro dato destacable en el informe es que el 29% de las subvenciones totales en 2010 se destinaron a empresas de la industria de bienes exportables. ¿Montante? 1.124 millones de euros, aunque dicha cifra supuso una caída del 30% sobre las otorgadas en 2009. Por ramas de actividad, la industria metalúrgica y de fabricación de productos metálicos recibió el 16% de los fondos, seguida de la industria de automoción y de la industria agroalimentaria que recibieron el 14% y el 13% respectivamente. El importe medio recibido por empresa industrial en 2010 ascendió a 124.764 euros.

Por otra parte, y según el Índice General de las Cifras de Negocios del Instituto Nacional de Estadística (INE), 2010 registro un incremento interanual del 6,2% en la cifra de negocios de la industria de bienes exportables. Dentro de ese incremento medio, destaca la contribución positiva de cuatro ramas industriales: metalurgia (+30,6%), coquerías y refino de petroleo (+27,5%), fabricación de vehículos de motor, remolques y semirremolques (+11,8%) e industria del papel (+10,5%). Por el contrario, cabe reseñar los números rojos de fabricación de maquinaria y equipo (-9,5%), industria de la madera y del corcho (-7,3%), confección de prendas de vestir (-6,3%) y fabricación de muebles (-4%).

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Cómo conseguir ayudas en tu comunidad autónoma (III)

Última entrega para saber dónde acudir en tu comunidad autónoma para recibir ayudas que faciliten y mejorar la salida de las empresas al exterior. Las ventajas son claras: mejorar significativamente tanto la cuenta de resultados como las ventajas competitivas. Pero requiere una estrategia y una serie de recursos para afrontar el camino con las máximas probabilidades de éxito.

1. Madrid

Información y formación son los dos pilares sobre los que se asienta la labor de Promomadrid (www.promomadrid.com). Y lo hace a través de una serie de herramientas como la Red de Técnicos de Internacionalización de la Empresa (TIE), junto a la Confederación Empresarial de Madrid-CEOE. En una primera fase, los TIE prestan sus servicios en países prioritarios para la exportación o inversión madrileña, y se encargan de la resolución de consultas que las empresas planteen sobre mercados exteriores, de la búsqueda de oportunidades de negocio, de la elaboración de agendas personalizadas… Ya en una segunda fase, los TIE pueden desempeñar sus labores de apoyo desde empresas privadas o instituciones relacionadas con la internacionalización.

Otro instrumento con el que cuentan las empresas es el Programa MadridExporta que, además de analizar la situación de las empresas, les orienta sobre los apoyos de que disponen y les facilita su acceso a los mismos con el fin de dar seguridad, minimizar los riesgos y aumentar las posibilidades de éxito. También dispone de jornadas y seminarios, de actividades de promoción sectorial, encuentros empresariales y la asistencia a ferias.

2. Comunidad Valenciana y Canarias

El aseguramiento de las exportaciones, con el fin de que las empresas emprendan esta medida con el menor riesgo posible, es una de las opciones que ofrece a las pymes el Instituto Valenciano a la Exportación (www.ivex.es). Y lo hace a través de su Póliza Abierta de Gestión de Exportaciones con la Compañía Española de Seguro de Crédito a la Exportación Cesce (www.cesce.es). ¿Ventajas? Entre otras, la posibilidad de asegurar los riesgos de impago en el exterior, en condiciones preferenciales, sin pago anticipado de primas y sin necesidad de contratar un volumen mínimo a asegurar. También en materia de financiación, fruto de la firma de un protocolo de actuación con diferentes entidades financieras, dispone de servicios como financiación del capital circulante, de exportaciones cubiertas por póliza de aseguramiento, o para la implantación de una empresa en el exterior.

La Sociedad Canaria de Fomento Económico, o Proexca (www.proexca.es), es la empresa pública encargada de la internacionalización de las firmas del archipiélago. Posee una red de oficinas en el exterior, en concreto en Marruecos, Mauritania, Senegal, Cabo Verde, Venezuela y Bélgica, y organiza encuentros empresariales, campañas de promoción,  misiones comerciales directas e inversas, participación en ferias, además de diseñar y elaborar campañas de publicidad y actos de relaciones públicas a medida.

3. Navarra y Cantabria

Proyectos de implantaciones productivas, comerciales o de servicios de empresas que tengan la sede social en Navarra en el extranjero que requieran de recursos a medio o largo plazo; con una razonable capitalización y viabilidad financiera; y que no supongan una deslocalización de la actividad que desarrollan en la comunidad foral. Para brindar apoyo financiero a las compañías que cumplan estos requisitos, la Sociedad de Desarrollo de Navarra (www.sodena.com) cuenta con diferentes herramientas. Una de ellas es la constitución de avales para facilitar la financiación bancaria, hasta un 25% de la financiación solicitada, con un límite máximo de 15 millones de euros por proyecto. Otra son los préstamos e, incluso, en casos excepcionales, la participación temporal en el capital de las sociedades.

Por último, el gobierno de Cantabria, a través del Grupo Sordecan (www.gruposodercan.es) ha puesto en marcha un “Programa de ayudas para la incorporación de profesionales en comercio exterior a pymes de Cantabria 2011”. El objetivo es incentivar la incorporación de Recursos Humanos en las pymes del sector industrial o auxiliar a la industria de Cantabria mediante la incorporación en las mismas de personal técnico especializado en comercio exterior. Asimismo tiene en marcha el “Programa de Ayudas de apoyo a la creación de unidades agrupadas de exportación” que ofrece a las empresas la posibilidad de agruparse y salir de forma conjunta a mercados internacionales. El plazo para presentar solicitudes en ambos casos concluye el 30 de noviembre.

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Ante los impagos, toma precauciones

 

Si ya es difícil poner en marcha un negocio o empresa, además hay que cargar con el riesgo de sufrir impagos, sobre todo en estos tiempos de crisis. En España, más de 2.700.000 empresas se ven afectadas por la morosidad y el plazo medio de pago es de 107 días, frente a los 57 de la media europea. Eso si el cliente es una empresa, porque el sector público tarda una media de 154 días en realizar sus pagos. Son datos de un informe de la EAE Business School, que también destaca que una de cada tres quiebras de empresas se debe a la morosidad en el cobro de las facturas.

Por tanto, debemos estar atentos para prevenir que eso nos suceda. ¿Cómo hacerlo? Lo primero es investigar la situación patrimonial del cliente e informarse de su historial como pagador. Esto se puede hacer a través del Registro Mercantil y el de la Propiedad. Pero, ¡cuidado! Muchas veces el registro mercantil tarda en actualizar los datos. Por eso, muchas empresas ofrecen el servicio de prospección de mercados y empresas y obtener así información comercial sobre los clientes potenciales y seleccionar a los mejores. También se puede consultar el Registro de Aceptaciones Impagadas (RAI), un listado de solvencia patrimonial que recoge información facilitada por acreedores o entidades financieras sobre personas que tiene alguna deuda pendiente.

No hay que bajar la guardia. Lo mejor para combatir la morosidad es prevenirla. La Asociación Española para la Prevención de Impagados y Morosos (AEPIM) recoge algunos consejos prácticos para evitar los impagos:

  1. Documentar las transacciones
  2. Fijar normas de pago según el tipo de mercancía o servicio
  3. Obtener información previa de cada nuevo cliente
  4. Hacer un seguimiento de los clientes habituales en sectores o situaciones de alto riesgo.
  5. Establecer una política de riesgos coherente y someter a mayor análisis las excepciones.
  6. Determinar límites de riesgo en función de tipologías de clientes
  7. Gestionar conjuntamente la acción comercial con la gestión de riesgos.

Sin embargo, prevenir no siempre es curar. A pesar de adelantarse a las situaciones, muchos empresarios se encuentran con situaciones adversas. En el caso de que esto le llegue a suceder, existen multitud de fórmulas para garantizar el cobro de las deudas: avales, seguros de caución, seguros de crédito, ‘factoring’… La mayoría transfieren el riesgo a un tercero. Esto es: si el cliente no paga, hay una garantía para cobrar todo o una parte de la deuda.

El sistema más utilizado para protegerse del riesgo de impagos es el seguro de crédito. Éste cubre la venta de unos bienes o servicios realizados por una empresa determinada a sus clientes y puede llegar a conseguir un retorno del importe total impagado del 85-90%.

Pero también hay empresas que ofrecen, además de todo el proceso de protección frente a los impagos (Prevención de riesgos, gestión del cobro e indemnizaciones), otros servicios que complementan la póliza de seguros, como información del mercado, herramientas directas para la gestión del riesgo y también financiación.

Links útiles:

Asociación Española para la Prevención de Impagados y Morosos (AEPIM)

Registro de Aceptaciones Impagadas

Ley Antimorosidad 3/2004, de 29 de Diciembre

Ley 15/2010, de 5 de Julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de Diciembre