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La importancia de una buena gestión de stocks

Tener un almacén lleno de mercancía no es sinónimo de éxito comercial sino de inversión paralizada. De ahí que la gestión de los stocks (o existencias) sea una de las claves del futuro éxito. El fin no es otro que garantizar que siempre que un cliente solicite un producto, éste sea proporcionado. Lo ideal es que el flujo de entrada y de salida fuesen iguales, pero esto es materialmente imposible, ya que siempre es necesario un tiempo prudente para responder de forma adecuada. Otro dato importante: la negociación con proveedores en precios y suministros puede ser compleja pero, a la larga, puede suponer un gran descanso.

Por eso, la selección de los mismos por parte de la empresa requiere conocer en profundidad sus niveles de calidad, solvencia financiera y capacidad para cumplir los plazos de suministro, sobre todo con las técnicas de gestión del “justo a tiempo”, que supone recibir la mercancía en el momento exacto en que va a ser utilizada. Aunque este procedimiento es ya habitual en las industrias, cada vez se utiliza más en todo tipo de empresas.

 

La negociación de las condiciones de pago es también fundamental en la planificación financiera de una empresa. Si bien al inicio de la actividad los suministradores suelen exigir el abono al contado, lo normal es que, una vez que se consiga una relación fluida, se puedan aplazar pagos a 60 o 90 días.

En un primer momento, el asesoramiento de los proveedores es muy útil para determinar el ritmo de suministro, ya que ellos conocen mejor que nadie la dinámica del sector. Como empresario, es fundamental tener garantías de que los suministradores pueden hacer frente rápidamente a necesidades imprevistas.

 

Plan de compras

El seguimiento de la entrada y salida de mercancías es primordial para garantizar el abastecimiento. A partir de un plan de compras, con plazos y cantidades estándar, hay que tener un control al día de los movimientos del almacén para evitar sorpresas desagradables de falta de suministro y hacer aquellas modificaciones puntuales o definitivas que dicte la marcha del negocio.

La mercancía almacenada es siempre dinero inmovilizado. Por eso, una máxima fundamental es tener el menor nivel de stocks que sea posible, siempre y cuando estén cubiertas las necesidades establecidas. Para poder apurar el nivel de mercancía almacenada, hay que contar con la garantía de que los proveedores tienen flexibilidad suficiente para atender nuestra demanda con rapidez. La informática facilita la gestión de los stocks. Existen también en el mercado programas estándar de software para realizar esta tarea. La gestión también se puede subcontratar ya que hay empresas especializadas.

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Test para saber si eres un buen ahorrador en tu empresa

Telecomunicaciones, energía, viajes, material de oficina, informática… Donde hay una compra, puede haber un ahorro. Y hay que tener muy claro que recortar los gastos no significa reducir el consumo, sino controlarlo. A continuación te proponemos un cuestionario para que averigües si podrías ser un buen ahorrador en tu empresa.

1. ¿Cuestionas la necesidad de cada una de tus compras aunque sean “menores”?

a. Si son menores no pierdo el tiempo con ellas.

b. Ocasionalmente.

c. Siempre

2. ¿Revisas la evolución de tus gastos?

a. Cuando hay problemas

b. Una vez al año.

c. Una vez al mes.

3. A la pregunta de ¿por qué compras este producto a este proveedor?, tu respuesta suele ser:

a. Más vale lo malo conocido…

b. Llevo tiempo haciéndolo y no tengo queja.

c. Es el que me da el mejor servicio al mejor precio.

4. ¿Qué tipo de combustible utilizas en tus instalaciones?

a. Electricidad.

b. Gasóleo.

c. Gas.

5. ¿Cuentas con tus colaboradores y empleados para decidir qué consumir, cómo y con quién?

a. No se me había ocurrido.

b. Para gastos importantes.

c. Siempre.

6. ¿Qué sistemas de iluminación utilizas en tu negocio?

a. Lámparas convencionales.

b. Fluorescentes convencionales.

c. Sistema de bajo consumo o electrónicos.

7. ¿Cuántas ofertas acostumbras a estudiar para decidir tu compra?

a. Hasta tres.

b. Tres o cuatro.

c. Cinco o incluso más.

8. Para un mismo producto o servicio, ¿con cuántos proveedores estás trabajando?

a. Con más de tres.

b. Con tres.

c. Con menos de tres.

9. ¿Crees que la calidad y el servicio tienen un precio?

a. No.

b. Sí, es lo más importante.

c. Sí, pero quiero saber qué precio.

10. Si el gerente de tu empresa se preocupa por los gastos menores quiere decir que:

a. Es un tacaño.

b. Le sobra tiempo.

c. Es un buen gestor.

SOLUCIÓN

Mayoría de a). Si tienes una empresa y quieres que te dure, de verdad, acude a un recortacostes.

Mayoría de b). No eres un mal gestor pero podrías sacar al negocio mayores beneficios corrigiendo algunos errores que cometes, quizá llevado por la inercia, o por malos hábitos adquiridos.

Mayoría de c). O eres un recortacostes o tienes una empresa rentable.

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Es hora de decir adiós al ticket, llega la factura simplificada

La vida de los tickets como justificantes de compra tiene los días contados, su validez termina con el año en curso y a partir del 1 de enero de 2013 será obligatorio expedir la nueva factura simplificada, según se publicó en el BOE del pasado 1 de diciembre.

Esta nueva legislación responde a la necesidad del Gobierno español de adaptarse a una antigua demanda de la Unión Europea: la de armonizar los sistemas de facturación en todos los países para facilitar el comercio intracomunitario y el control de Impuesto sobre Valor Añadido (IVA).

El resultado inmediato es que a partir del 2013 emitir un ticket como un justificante de compra ya no será legal. Las empresas en su lugar deben adaptarse para poder emitir una factura simplificada, que como su nombre indica es menos completa que la factura normal, pero también más complicada que el ticket.

Lo primero que hay que saber es que no todos los negocios pueden emitir facturas simplificadas. Para poder hacerlo hay que cumplir los siguientes requisitos, según el texto del BOE:

En líneas generales, se deberán emitir facturas simplificadas cuando el importe de lo cobrado “no exceda de 400 euros” (IVA incluido), y en los casos en los que haya que emitir facturas rectificativas. Pero también se establecen excepciones para empresarios y profesionales. A ellos se les permitirá emitir facturas simplificadas por cuantías de hasta 3.000 euros, pero solo en caso de las operaciones listadas en el BOE, es decir:

a) Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados.

b) Ventas o servicios en ambulancia.

c) Ventas o servicios a domicilio del consumidor.

d) Transportes de personas y sus equipajes.

e) Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.

f) Servicios prestados por salas de baile y discotecas.

g) Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador.

h) Servicios de peluquería y los prestados por institutos de belleza.

i) Utilización de instalaciones deportivas.

j) Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.

k) Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.

l) Alquiler de películas.

m) Servicios de tintorería y lavandería.

n) Utilización de autopistas de peaje.

También especifica la nueva legislación, cuáles son los conceptos obligatorios que debe recoger esa nueva factura.

-Número y serie correlativas.

– La fecha de expedición y  fecha en que se han realizado las operaciones o en que se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

– Nombre o razón social y Número de Identificación Fiscal (NIF).

– Descripción del servicio prestado o de los bienes entregados.

– Tipo impositivo aplicado.

– Contraprestación total.

En caso de facturas rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.

Por último, la nueva legislación quiere impulsar la facturación electrónica, hasta tal punto que establece un mismo trato jurídico para la factura de papel y la digital, e incluso exime a las empresas de tener que expedir las facturas con una tecnología determinada. Tan sólo se limita a recomendar (que no obligar) la utilización de la firma electrónica como elemento de seguridad.

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El Banco Santander apoya a las pymes con el Crédito Activación

Para los que quieren vender lo suyo dentro, y para los que quieren que se venda fuera, el Banco Santander ha lanzando un producto denominado Crédito Activación que pone a disposición de las pymes financiación por valor de 4.000 millones de euros. El 50% de dicho capital será destinado para emprendimiento doméstico, mientras que el otro 50% se destinará a emprendimientos realizados por empresas españolas en el exterior (Plan Exporta).

El tipo de interés será del Euribor más el 3,20% (4,98% TAE), con la condición de realizar al menos un movimiento en cuenta ya sea en pago de nóminas, pago de seguros sociales o impuestos estatales, cobros comerciales, negocio exterior o cobros TPV. Si el cliente no cumple estos requisitos, la línea de crédito tiene un diferencial adicional del 2,5%. El importe mínimo de contratación para empresas que operan en el mercado local será de 30.000 euros, con un tope de cinco millones de euros. El plazo será de tres años con uno de carencia, y amortización trimestral.

Eso sí, el tipo de préstamo está destinado a nuevas operaciones, tanto de clientes como de no clientes de Banco Santander. Por tanto, no están sujetas a las renovaciones de los ya vigentes, refinanciaciones o reestructuraciones.

En cuanto a los negocios en el exterior, la entidad ofrece crédito en condiciones competitivas para anticipar el cobro de las ventas, financiar los activos en el exterior o sus compras internacionales.