Cómo recuperar de un modo eficaz el retraso en un proyecto

Gestión empresarial

retraso proyecto

Cualquier proyecto profesional está sometido a todo un abanico de variables que pueden poner en riesgo la consecución con éxito de los plazos previstos, como, por ejemplo, el exceso de burocracia, la pérdida de algún miembro del equipo o la aparición de incidencias no planificadas (multas, robos, cálculos erróneos…). No son estos los únicos problemas graves que pueden ocurrir, estando expuestos a otros como:

  • Tener una calendarización del proyecto no ajustada a la realidad, en base a, por ejemplo, estimaciones erróneas o no contar con los recursos suficientes.
  • No disponer de unas normas claras de gestión, que especifiquen las líneas clave, las distintas responsabilidades o la propia definición del proyecto.
  • Falta de comunicación entre los distintos grupos de dirección y ejecución.
  • Posibles modificaciones en el proyecto o cambios en los objetivos del mismo.
  • Escaso compromiso del cliente que ha encargado el trabajo o falta de empatía con él.

Para intentar que esto no suceda existen sistemas y metodologías que fomentan ayudar a medir cada uno de los hitos en juego, simplificando las amenazas, la mayoría de los cuales pueden emplearse a través de software o, incluso, online por medio de Internet. Entre los principales métodos para la gestión de posibles retrasos en un proyecto, cabe destacar:

  • Diagrama de Gantt, que contribuye a la planificación equilibrada de los tiempos que llevará cada uno de los procesos necesarios en un proyecto. Tiene el hándicap de que no señala las dependencias entre las actividades.
  • La cadena crítica, que desarrolla diferentes amortiguadores de tiempo simplificando la gestión de un proyecto y su control. Es muy útil para solucionar posibles cuellos de botella a la hora de manejar problemas de gran complejidad.
  • El PERT (Program Evaluation and Review Technique –Técnica de evaluación y revisión de programas), que se basa en los cálculos de probabilidades para establecer mecanismos de planificación y control. Cuenta con el inconveniente de que se centra demasiado en las opciones más complicadas discriminando las soluciones asequibles.

 

Procedimientos clave

Con independencia del método que se utilice para la gestión de los plazos de un proyecto, hay que tener siempre presentes una serie de procesos de cara a garantizar las mayores probabilidades de éxito:

  • Definir las actividades que serán necesarias e imprescindibles para poder completar los hitos previstos.
  • Establecer el orden adecuado de las actividades y las tareas, incluyendo la documentación que requeriremos en los diferentes procesos.
  • Estimar del modo más objetivo posible los recursos que se precisarán no sólo para cumplir con los objetivos sino para lograrlo en el tiempo estimado.
  • Fijar los plazos para cumplir con éxito cada tarea planificada.
  • Elaborar un cronograma realista que sirva para verificar periódicamente la buena marcha del proyecto.
  • Nombrar un director de proyecto que gestione el cronograma y que sirva de catalizador de la comunicación entre todas las personas y departamentos implicados.

 

Qué hacer si ya nos hemos retrasado

A pesar de seguir estas directrices puede ocurrir que el tiempo se eche encima y descubramos que no se están cumpliendo los plazos adecuadamente. En el caso de que eso ocurra, lo más importante es no entrar en pánico y ser lo más práctico posible, poniendo en marcha una estrategia basada en los siguientes hitos:

  1. Evaluar el impacto del retraso, entendiendo cómo afectará a los plazos temporales y al coste total (tanto en términos económico como en asignación general de recursos).
  2. Analizar las causas, que permita aprender de los errores cometidos y sirva para realizar el diagnóstico más objetivo, de modo que se puedan establecer mecanismos para su posible corrección.
  3. Definir las acciones necesarias para revertir la situación, y que van desde implementar nuevas acciones, aplicar recortes en otros procesos o revisar el cronograma para definir una nueva ruta estratégica.
  4. Informar de las acciones correctoras tanto al equipo de trabajo como al cliente y, en general, a todos los stakeholders que se vean afectados directa o indirectamente.
  5. Monitorizar el impacto real de estas acciones correctoras puestas en práctica y su grado de efecto en relación a las anteriores planificadas.

 

Ante la tesitura de un retraso, existen además dos técnicas que se pueden implementar para volver a encauzar un proyecto:

  • Fast tracking, que procura fijarse en las actividades que se realizan de forma secuencial para tratar, en la medida de lo posible, de ejecutarlas en paralelo. En este caso, se corre el riesgo de duplicar algunos procesos con el consiguiente consumo de recursos y el aumento de costes. Este tipo de método se usa en el desarrollo de proyectos que suelen cambiar a lo largo de su proceso de creación, como una aplicación web, por ejemplo.
  • Crashing, que, a grandes riesgos, supone agregar recursos adicionales en aquellas partes del proyecto que están en un momento crítico, aunque eso suponga reducir los niveles de eficiencia. Estos recursos pueden ser internos o contratados de fuera, aumentando el coste económico.

 

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Last modified: 17/06/2019