Ser más productivo a través de una gestión eficaz del correo electrónico

Gestión eficaz correo electrónico

El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación que más utilizamos en la actualidad. Sin embargo, suele llegar a un punto tal el número de emails que recibimos diariamente que si no se establecen algunas normas de uso lo más probable es que perdamos demasiado tiempo gestionándolo, reduciendo su eficacia y, con ello, rebajando nuestra productividad. De hecho, es más que probable que, al final, termine por ocuparnos espacio fuera del horario laboral su uso, lo que no deja de ser paradójico para algo creado en la teoría para hacer nuestra vida más fácil.

Existen dos principios básicos que debemos tener muy presentes antes incluso de gestionar nuestro buzón de correo, y que, si los implementamos, nos ayudarán en todas las facetas de nuestro trabajo:

  • El email es siempre algo secundario frente a las tareas realmente importantes que desempeñes en tu trabajo, como redactar un informe, acudir a una reunión o atender a un cliente. No privilegies responder un correo antes que ninguna de ellas si no quieres que termine por afectar tanto a tu rendimiento como a la propia imagen profesional que tienen sobre ti.
  • Educar a tus interlocutores. Si acostumbras siempre a los demás a responder los correos de forma inmediata, al final terminarán por exigirte siempre que sea así. Incluso en los momentos en los que dispongas de más tiempo para contestar, espera a terminar otras tareas para que, de este modo, la relación que establezcas vía mail entre otras personas y tú sea lo más tranquila posible.

 

Consejos para el éxito

Entre los principales consejos que existen para lograr una organización efectiva en el uso del correo electrónico, cabe destacar:

  • Eliminar spam y mensajes que no nos son de utilidad. Cada vez que recibas un email de publicidad que no quieras o, por ejemplo, una newsletter que te llega periódicamente pero que no consultas, plantéate si lo más oportuno es darte de baja. Es obligatorio que los correos con fines comerciales que se circulan a diferentes destinatarios ofrezcan la posibilidad al usuario de decidir no seguir recibiéndolos. Si tienes la decisión tomada, revisa hasta encontrar el enlace para que te saquen de las listas de envío.
  • Crea rutinas de tiempo para leerlos. No tiene sentido que revises tu buzón cada vez que te llega una notificación a tu móvil. Escoge dos o tres huecos en tu horario laboral para revisar todos tus correos y ser más eficiente en su gestión. Además, te servirá para romper con la monotonía de las tareas que estés haciendo y luego ser más productivo en tu trabajo.

Gestión eficaz correo electrónico

  • Contenidos más largos que agrupen temas. Evita en la medida de lo posible remitir varios mails cada día a la misma persona e intenta aglutinar lo máximo posible en uno sólo. También intenta luchar contra la tendencia a incluir a mucha gente del trabajo en copia, haciéndolo únicamente con la que resulte imprescindible: de este modo reducirás el número de respuestas que recibas.
  • Establece carpetas en la bandeja de entrada. De este modo, organizarás mejor el almacenamiento de tus correos, facilitándote mucho la vida en el caso de que necesitas buscar alguno antiguo. Puedes clasificarlos por clientes, empresas, por proyectos o por temas, como te resulte más claro, pero hazlo de modo que te sea útil.
  • Las reglas, grandes aliadas. La inmensa mayoría de servidores de correo electrónico permiten desarrollar reglas para que de un modo directo los mails que recibas vayan a unas carpetas u otras según la dirección del remitente. Este es un método muy eficiente para establecer una primera clasificación que discrimine entre la información que te llega y la que es de verdad importante.
  • Autocorrección y atajos. Aunque es bastante frecuente que ya tengamos incorporado un corrector de textos para el correo en nuestro ordenador, existen programas y aplicaciones muy fáciles de instalar que también permiten tanto una corrección automática de lo que escribamos como poder autocompletar frases enteras en base a lo que hemos ya redactado con anterioridad. ActiveWords o Typinator son dos buenas opciones en este sentido. Por otro lado, puede sernos muy útil aprendernos comandos del teclado que nos permitirán ahorrar tiempo en la gestión de órdenes.
  • Listas de tareas y de espera. Las listas de tareas nos permitirán jerarquizar cada correo que nos llegue y saber exactamente lo que tenemos pensado hacer con los mensajes. De este modo, además, nos podremos organizar y planificar mejor el trabajo. Por otro lado, ordenar los mails para luego ponernos con ellos más adelante contribuirá a que seamos más eficientes y productivos en nuestro desempeño profesional.
  • Claridad y concisión. Practica la regla no escrita de evitar alargar tus correos más allá de 8 o 10 líneas. Así estarás obligado a sintetizar tus frases hasta incluir sólo lo que resulte imprescindible comunicar. En paralelo, cuida mucho el asunto que titulará el mensaje que envíes. Muchas veces será la información a la que preste más atención el receptor.

 

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Last modified: 07/08/2019