Por qué es buena la externalización de procesos internos

Gestión empresarial

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Una de las principales tareas que tiene que acometer una empresa en relación con su cadena de suministro es decidir qué fases puede realizar internamente y en cuáles será mejor apostar por la externalización de procesos a terceros por distintos motivos, como, por ejemplo, la distribución comercial, las actividades de I+D o la fabricación de determinados componentes. Planificar a medio y largo plazo todas estas actividades no sólo redundará en unos mejores resultados económicos y en una mayor eficiencia operativa, sino que forman parte de las decisiones estratégicas de una compañía, que probablemente resulten claves para asegurar su posición en el mercado e, incluso, su propia supervivencia.

Sin embargo, la externalización tiene sus ventajas e inconvenientes, que es necesario valorar y analizar con cautela antes de optar por ella:

Beneficios de la externalización de procesos

  • Permite focalizar los recursos limitados de una empresa hacia todo aquellos que sabe hacer muy bien, mejorando su especialización.
  • Delegar actividades en otros agentes puede favorecer que aprendamos técnicas y habilidades de aquellos proveedores con los que trabajemos.
  • Hace más flexible la adaptación a las condiciones cambiantes del mercado, reduciendo la demanda de servicios a los proveedores según la coyuntura existente.

Riesgos

  • Se deja de tener un control total de la cadena de suministro, generando un riesgo de dependencia.
  • Es posible que haya que ceder ciertos conocimientos industriales a los proveedores, lo que supone una amenaza de cara a potenciales filtraciones a competidores.
  • Puede generar un coste económico elevado para encontrar a los proveedores idóneos, quienes, según el caso, es posible que impongan condiciones ‘duras’ a la empresa.

Relación con los proveedores

Cuanto más pequeña o novedosa es una pyme, es más probable que tenga que verse abocada a la subcontratación de actividades que requieren importantes recursos materiales y humanos, como la logística, el mantenimiento del software, la fuerza de venta o la dirección de recursos humanos. Sin embargo, en los últimos años también se ha observado que las compañías más grandes también están apostando por la externalización, para concentrase así en sus actividades clave, debido precisamente a la competencia de muchas start ups como consecuencia de los avances de la tecnología.

Esta nueva realidad económica ha confeccionado todo un abanico de regímenes de relaciones entre los proveedores y sus clientes en donde el poder negociador de cada parte se convierte en un elemento crítico. Como regla general, todo emprendedor debe valorar una de estas estrategias en la gestión de su cadena de suministros:

  • Relación de compromiso mutuo y estable con un número muy limitado de proveedores, con los que establecer un acuerdo a largo plazo bajo el prisma de la confianza y la fiabilidad.
  • Centralización de las actividades por parte de la compañía, que deja un margen pequeño para las relaciones duraderas con sus proveedores, y, por el contrario, apuesta por acuerdos puntuales que renovar o no según las posibles negociaciones con los competidores de las empresas a las que se han externalizado los servicios.
  • Participación directa en las actividades con los proveedores, de tal manera que se logra una cooperación activa con ellos en la mejora de los procesos, reduciendo con el tiempo el coste total y la calidad de los mismos.

El rol clave de los inventarios

La gestión de los inventarios debe formar parte de la planificación estratégica de cualquier empresa por los tipos de costes que genera: almacenamiento, control y gestión, y el propio coste de oportunidad de no poder invertir ese dinero en otros recursos para la compañía. Para evitar que se conviertan en un riesgo para la tesorería y los flujos de efectivo, es imprescindible valorar con realismo su utilidad dentro de nuestro negocio, en términos como:

  • Atender picos de demanda por parte de los consumidores en el futuro.
  • Protegerse frente a periodos de escasez.
  • Evitar que problemas en la fase productiva afecten al suministro al mercado.
  • Gestionar eficazmente los productos en cursos.
  • Reducir los costes de aprovisionamiento para poder realizar ofertas, promociones, descuentos,…

Cualquier empresa debe plantearse si deberá recurrir a la externalización para una gestión más eficientemente del negocio, planteándose este problema no sólo en términos del almacenamiento de las mercancía sino en toda la operativa que abarca dentro de la propia cadena de valor interna de la empresa. Entre estos elementos que se deben valorar con precisión, cabe destacar:

  • Adaptar o no la gestión interna y externa de los inventarios a las características propias de cada producto que fabriquemos (tiempo de producción, fecha de caducidad, periodos de rotación de existencias, volúmenes y tamaños,…).
  • Analizar si nuestra compañía es capaz de adoptar sistemas de producción bajo demanda o pull, o si sólo es posible garantizar su sostenibilidad vía inventarios.
  • Compatibilizar el almacenamiento de productos con otras fases del proceso de producción que se hayan externalizado, y que permitan ofrecer condiciones más flexibles en, por ejemplo, los tiempos de entrega o las promociones puntuales.
  • Poder reducir en el menor tiempo posible stocks de productos con una menor demanda para favorecer la llegada de otros que tienen un mayor favor de los consumidores.

Rebajar todo lo que tiene que ver con los tiempos de tránsito, que implica el uso de redes logísticas eficientes, estar próximos a los lugares de suministro comerciales de los productos y simplificar el número de operaciones para llegar al lineal final y ponerlos a disposición de los consumidores para su venta final.

Last modified: 14/01/2019