trituradora

¿Almacenar o destruir documentos confidenciales?

Inmersos en la vorágine diaria, muchos empresarios no se dan cuenta de la gran cantidad de información y datos confidenciales que se van acumulando en la compañía, de forma innecesaria y peligrosa, una vez que ha pasado el plazo necesario u obligatorio de conservación. Hay que tener en cuenta que la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) obliga a proteger o destruir los documentos que contengan datos de carácter personal y, en caso de que no se haga, prevé severas sanciones. Pero es que, además, si esta documentación no se elimina completamente y, por ejemplo, se tira a la basura, puede terminar en manos de cualquier persona, incluida la competencia, con el perjuicio que esto conllevaría para el negocio.

 

Por otra parte, los consumidores y organizaciones son cada vez más conscientes de las garantías que pueden exigir en cuanto a protección de datos, y cada vez realizan más denuncias y reclamaciones relacionadas con ello. La última memoria de la Agencia Española de Protección de Datos apunta que en 2013 se recibieron 10.604 denuncias y reclamaciones presentadas ante este organismo. Entre los ámbitos de actividad con mayor número de actuaciones de investigación, se encuentra el sector de las telecomunicaciones (2.256 actuaciones previas iniciadas) seguido de las entidades financieras (1.566) y de la videovigilancia (918).

 

Algunas empresas se plantean si es rentable almacenar toda la información que poseen de forma indefinida; y la respuesta de los expertos es que no, ya que resulta demasiado caro y conlleva ciertas dificultades y riesgos. En caso de hacerlo, la ley obliga a almacenar la información siguiendo algunas pautas determinadas, como que los armarios y archivadores se encuentren en áreas de acceso protegido con puertas dotadas de sistemas de apertura mediante llave u otro dispositivo equivalente; y que esas áreas permanezcan cerradas cuando no sea preciso acceder a los documentos. Y establece, por ejemplo, que los archivos deberán garantizar la correcta conservación de los documentos, la localización y consulta de la información y posibilitar el ejercicio de los derechos de oposición al tratamiento, acceso, rectificación y cancelación…

 

Sin embargo, destruir la información caduca es una tarea sencilla para una empresa. Puede realizarse en la misma oficina, utilizando máquinas trituradoras y reciclando posteriormente el papel; o encargarse externamente a una compañía que se dedique a ello. Lo realmente complicado es seleccionar los documentos que deben desaparecer, aunque algunas firmas especializadas en este tipo de tareas recomiendan destruir todos los documentos que contienen información personal o confidencial.

 

Es decir, fundamentalmente listas de clientes, historiales de personal y recursos humanos, números de cuentas y tarjetas de crédito, registros y declaraciones de impuestos, curriculum-vitaes, ofertas y concursos, listados de inventarios, tarifas, facturas incorrectas, informes, presupuestos, planes de marketing, información contable, cheques cancelados, registros de la Seguridad Social, informes médicos, solicitudes de empleo, nóminas, firmas, correo, historiales médicos…

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