La gestión ERP en los nuevos negocios, ¿cuando se necesita?

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Un sistema de gestión, también conocido como software tipo ERP (por sus siglas en inglés enterprise resource planning) es una solución informática que permite aunar en una sola plataforma todos los procesos de gestión de una empresa. Esto incluye los gastos de personal, las compras realizadas, los pedidos, el inventario… Es decir, todo el apartado contable que una empresa necesita.
Es obvio que en los más tiernos inicios de los nuevos negocios, poseer este software es un poco exagerado. Pero con el paso del tiempo, llega un momento en el que todo emprendedor debe plantearse la necesidad, o no, de incluir un software ERP para facilitar y centralizar la contabilidad de la empresa.

Con el objetivo de no equivocarse en el momento en el que las pymes deben dar este paso, desde este blog ofrecemos una serie de señales que reflejan con claridad que la empresa requiere de una solución de gestión centralizada.

Señales que reflejan que tu empresa necesita un software tipo ERP

Contar con diferentes procesos para la contabilidad de la empresa
El primer síntoma lo ofrece algo tan simple como la difícil convivencia en la compañía de diferentes procesos de gestión contable. Si los vendedores utilizan un sistema diferente a los de recursos humanos o al personal encargado de las compras o del pago a proveedores, se generan problemas en unos procesos que, en teoría, deberían clarificar el día a día de la empresa y su situación financiera.  Es, por tanto, un momento perfecto para centralizarlo todo y ganar en eficiencia.

Dificultades en el acceso a los datos
Hagamos una prueba. Imaginemos que alguien le formula una cuestión básica como, por ejemplo, cuál es la horquilla de margen de beneficio en la que se mueve la empresa. Si le resulta complicado dar con un dato que debe ser básico y de fácil acceso, supone una prueba evidente de errores en su sistema de gestión.

El problema es que los retrasos o tardanzas para dar con cifras básicas pueden suponer que las decisiones no se tomen con la rapidez a la que los negocios que funcionan están obligados a hacerlo en los tiempos actuales. La solución pasa por contar con un ERP, que otorga una visión global de todas las operaciones comerciales y contables de la empresa. Los vendedores serán uno de los grandes beneficiados, ya que podrán observar de un vistazo el historial de transacciones de cada cliente y elaborar una estrategia de gestión comercial y de marketing personalizada, que ofrece buenos resultados.

Retraso en el proceso contable de la empresa
Por norma general el área de contabilidad de la firma será la primera que alertará sobre la necesidad de contar con un software de gestión integral. No tiene sentido que este tipo de empleados trabajen con facturas de papel y órdenes de compra y pierdan un tiempo precioso tratando de poner en orden dichos papeles, ingresando los datos manualmente en diferentes plataformas. Lo lógico es que dispongan de un ERP que agilice y simplifique este proceso.

Algo idéntico pasa con los asuntos financieros. Si se pierde demasiado tiempo tratando de poner en claro la situación financiera de la firma, toca empezar a pensar en contar con la ayuda de un software de gestión.

Problemas con el inventario
Uno de los grandes retos de las empresas según van adquiriendo tamaño es la gestión del inventario. Lograr que los productos estén en el lugar indicado en el momento preciso no es tarea fácil. De hecho, tener problemas en este sentido es muy grave en sectores como el textil, por los altos costes que genera el almacenamiento de las referencias, y por la mala experiencia que se da al cliente al no disponer del surtido en las tiendas.

 

La gestión ERP

Por todo ello, cualquier problema en la gestión de los inventarios es quizá la señal más clara de que ha llegado el momento de acometer la inversión que supone un ERP. Además se debe tener en cuenta que dicho gasto no es excesivo ya que existen soluciones útiles por menos de 600 euros. A cambio de ello la firma contará con una gestión centralizada que limitará los perjuicios que una mala organización del stock representa.

A pesar de las ventajas que supone la introducción de este tipo de soluciones, llama la atención que cerca del 70% de las pequeñas y medianas empresas funcionen aún con herramientas dispersas y obsoletas que generan retrasos y problemas.

Una última consideración a tener en cuenta es que lo más beneficioso es prescindir de ERPs físicos. Es mucho más conveniente aquellos que están basados en la nube, ya que existen más garantías de que las actualizaciones del software no supongan inconveniente alguno para los clientes.

 

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Last modified: 20/03/2019