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Documentos indispensables para comenzar a exportar

Para que una exportación acabe con éxito, es necesario que la empresa tenga muy claro, como coloquialmente se dice, todo el papeleo que debe llevar a cabo. No es una cuestión baladí, ya que en su camino dichas compañías tendrán que hacer frente a documentos comerciales, de transporte y de seguro, y a la legalización de documentos. Para hacer el camino más fácil, el ICEX dispone de un manual titulado “Trámites y documentos de exportación”, en el que se explica, de manera clara y concisa, todo lo necesario para triunfar en la aventura exportadora. En esta primera entrega, analizamos los documentos comerciales. En posteriores, los de transporte y de seguro, y la legalización de documentos.

Documentos comerciales

La denominada factura pro forma, la factura comercial, la lista de contenido, la factura aduanera, la factura consular y los certificados de origen conforman los llamados documentos comerciales. La factura pro forma es un documento provisional, emitido por el exportador con la finalidad de que el comprador disponga de toda la información sobre los elementos que conforman la operación. Cuando las relaciones entre ambos son habituales, esta factura pro forma sustituye a la oferta comercial en la cual el exportador propone el precio y las condiciones de venta de la operación. Si la oferta ha sido aceptada por el comprador, sirve para que el exportador confirme todos los datos de la venta. Para que no se confunda con la factura comercial, es obligado que en el encabezamiento se ponga bien visible la expresión pro forma.

La factura comercial, por su parte, es el documento más importante en una operación de exportación. Lo emite el exportador, una vez confirmada la operación de venta, para que el comprador satisfaga el importe de los productos y servicios que se suministran. Además, se trata de un documento contable, y se utiliza como base para aplicar los derechos arancelarios al paso de las mercancías por las aduanas.  Importante: debe imprimirse en papel con membrete de la empresa exportadora y, a diferencia de la factura pro forma, debe firmarse y sellarse.

La lista de contenido es un documento de control, emitido por el exportador, para detallar todos los bultos, cajas, fondos o paquetes que componen una expedición, así como el peso y contenido de cada uno, identificándolos con un número o referencia. Mientras que la factura aduanera es el documento emitido por el vendedor y exigido por la Aduana de algunos países importadores con fines estadísticos o informativos, en especial, sobre la estructura del precio y que, debidamente cumplimentado, se envía junto con la mercancía exportada. Por último, la factura consular es un documento especial emitido por el exportador y visado por un consulado del país importador en la nación exportadora que suele ser requerido por las autoridades aduaneros de algunos países, mientras que el certificado de origen tiene como misión probar el origen de las mercancías, con vistas a satisfacer las exigencias aduaneras o comerciales tales como la apertura de créditos documentales.

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