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¿Delegar te parece imposible? Te damos las claves para conseguirlo

franquicias_en_espana_restauracionNo doy a basto. No llego. Ya no puedo más. Estas frases acuden una y otra vez a la boca de muchos emprendedores a medida que sus incipientes negocios comienzan a florecer. La carga de trabajo llega provocar episodios de ansiedad laboral e incluso física. Y aunque a ellos, al principio, les cueste comprenderlo, el problema tiene solución: delegar.

Claro que delegar no es fácil para nadie, pero mucho menos para aquellos profesionales que se han pasado años cargando, a modo de hombres y mujeres orquesta, con todas las tareas que implica la puesta en marcha de cualquier negocio. Es decir, que tan pronto estaban montado los muebles de la nueva oficina como patentando el resultado de sus esfuerzos en investigación.

Pero llega un momento en que hacerlo todo no es eficiente, incluso puede llegar a ser perjudicial para el negocio. Es entonces cuando toca delegar. Para que el proceso resulte satisfactorio a nivel empresarial y también a nivel personal es necesario un trabajo previo y también un proceso de aprendizaje.

El trabajo previo debe comenzar por una reflexión interna. Hay que asumir que el tiempo es limitado y que no es eficiente trabajar 18 horas al día, muchas de ellas dedicadas a labores que, aunque necesarias, no son las que harán crecer el negocio.

Una vez asumida esta realidad, toca discriminar tareas. Es decir, hacer una lista completa y discriminar aquellas que pueden ser delegadas y las que debe asumir el emprendedor irremediablemente.  No es fácil. Pero dicen los expertos que apoyarse en la teoría de Pareto ayuda. Este sociólogo y economista italiano aseguraba que el 20% del esfuerzo genera el 80% de beneficio. Por ello, hay que identificar ese 20% de tareas que proporcionan más beneficio y delegar las que consumen demasiado tiempo sin grandes aportaciones económicas para el negocio.

Si agobios extra: delegar no implica nuevas contrataciones. ¿Cómo delegar cuando se es autónomo y no hay nadie más en la empresa? Esta es una pregunta que se hacen muchos emprendedores, pero la respuesta no siempre tiene que implicar la contratación de personal. La ayuda puede llegar en múltiples versiones, desde un contrato hasta un asistente virtual pasando por empresas externas o profesionales freelance. El ejemplo más comprensible de delegar sin contratar es el lleva a la mayoría de empresarios a contratar una gestoría para que se encargue de los tediosos temas fiscales y financieros.  ¿Y el suspiro que se da cuando por fin uno se libera de hacer la declaración de IVA cada tres meses? Lo mismo puede ocurrir con otras tareas como puede ser el marketing, la gestión informática, la programación, la logística, etc.

Confiar en los profesionales ¿Y si no lo hacen igual que yo? Este es el gran temor que acecha a cualquiera que delega por primera vez.  Puede que no encuentre a nadie que adore a su empresa tanto como quien la ha creado, seguro que sí encuentra muchos profesionales capaces de hacer el trabajo requerido con mucha más excelencia que el propio emprendedor. Un experto para cada tarea y no uno para todas, como ha venido haciendo hasta ahora.

 

Definir con exactitud lo que se necesita. En muchos casos delegar se convierte en un quebradero de cabeza en lugar de una forma de resolver los problemas debido a la forma en que se encargan las tareas. Para delegar con éxito es clave la manera en la que se transmiten las tareas. Hay que ser lo más especifico posible a la hora de explicar al nuevo encargado (ya sea proveedor, colaborador o empleado) qué es lo que se espera de él y de su trabajo. Cosas tan simples como poner fechas de entrega claras ahorran muchos problemas. Los trabajos encargados para lo antes posible, cuando lo tengas, o cualquier otra versión temporal inconcreta acaba generando frustración e inseguridad. Y es que, lo que suele ocurrir es que cada una de las partes tiene un concepto diferente de ese “cuando puedas”.

Delegar con todas las consecuencias. Si tiene claro que el trabajo lo va a hacer otra persona, lleve esta decisión hasta las últimas consecuencias. Delegar e intentar controlar cada segundo de la tarea delegada suele ser otro de los principales errores de los novatos en este arte. En muchos casos, un seguimiento excesivamente celoso no consigue liberar de tiempo al empresario y coarta al ejecutor de la tarea.

Empezar poco a poco. Nadie aprende a delegar solo con la intención de proponérselo, de la misma forma que montar en bicicleta no solo es cuestión de comprarse una. En ambos casos hay que practicar. Por eso, es conveniente empezar poco a poco, con las tareas menos conflictivas para el negocio. De esta forma los fallos en el traspaso del trabajo tendrán consecuencias menos traumáticas. Una vez haya cogido carrerilla, delegar el resto de tareas será mucho más fácil.

 

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