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Cómo recibir visitas por motivos laborales

Ser empresario supone llevar una vida intensa. En más de una ocasión se debe recibir y agasajar a personas que, por motivos laborales, van a permanecer unos días en nuestra ciudad. Esto, por tanto, provoca cierta expectativa al no tener en muchos casos una idea concreta de cómo es la persona.

En primer lugar, conviene saber si es hombre o mujer, y si vendrá solo a acompañado/a. Asimismo es conveniente averiguar su edad, el idioma que habla, las aficiones que practica y los deportes que prefiere.

 

Plan de actividades

Si, como sucede muchas veces, realiza el viaje en avión es aconsejable confirmar la llegada del vuelo. Al ir a su encuentro, y después de las presentaciones de rigor, se le hará entrega del “Plan de actividades”. El mismo se presentará en una carpeta de la empresa, detallando los acontecimientos que se llevarán a cabo día a día (ver ejemplo al final del texto). En caso de viajar a otras ciudades, se pueden añadir mapas de la zona y datos ilustrativos como número de habitantes, productos típicos de la región, etc. Al salir del aeropuerto debe estar listo el coche para el traslado. De no dominar el idioma de la visita, se contará con los servicios de un intérprete desde el primer momento.

Al llegar al hotel, y después de realizar los trámites correspondientes, es un gesto de amabilidad acompañarle hasta al ascensor y recordarle a qué hora se le recogerá. Se considera un detalle ofrecerle el número de teléfono particular.

 

Acercamiento positivo

La primera noche, y según las circunstancias, es conveniente ofrecerle una cena o cocktail. Allí se puede convocar a un grupo allegado de amigos y, si corresponde, alguna de las personas del entorno laboral. Esta es una muy buena manera de introducir a la visita en nuestro núcleo y lograr un acercamiento positivo.

Al realizar las distintas actividades con el ejecutivo es aconsejable confirmar las entrevistas, estar pendientes de todas las necesidades, y pagar todos los gastos. Sólo ante su insistencia podrá el invitado hacerse cargo de alguna cuenta.

De permanecer durante un fin de semana y practicar ciertos deportes, se puede organizar un partido, o bien llevarle a conocer sitios tradicionales o históricos. En el caso de estar acompañado, es importante que esa persona no se quede sola en ningún momento. Llegado el momento de la partida, y después de confirmar los pasajes y cubrir las necesidades de última hora, se les acompañará hasta el aeropuerto. Antes de embarcar se les entregará un regalo que puede ser un producto típico del país, siempre de primera calidad.

 

PLAN DE ACTIVIDADES

 

10,00 h. DESAYUNO, con los directivos de Empresa S.A.

Sres. Agustín Pérez Pérez (presidente)

Francisco Sánchez Sánchez (director general)

Tema: Exportación de productos 89JY

Lugar: C/ Al fondo, 99. (Tfno: 555 555 555)

 

11,30 h. REUNIÓN en EXPORT WELL

D. José García García (director)

Tema: Importación de bebidas espirituosas

Lugar: C/ Pintor Buena Mano, 33 (Tfno: 666 666 666)

 

14,00 h. ALMUERZO

Lugar: Restaurante D.José

(C/ Gran Vía, 1)

 

16,00 h. VISITA a la planta de producción de Empresa S.A.

Polígono industrial de Buenas Empresas

 

21,00 h. CENA

Lugar: Restaurante Buena Comida

Plaza del Centro, 2

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