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Cómo organizar una comida de negocios

La organización protocolaria de una comida de empresa es un trabajo minucioso que requiere muchas horas de trabajo y una planificación meticulosa. Un almuerzo de estas características no es una reunión de amigos y, en muchas ocasiones, crear un ambiente propicio en la mesa es el primer paso para cerrar un buen negocio.

 

Invitados

Lo primero que hay que hacer antes de comenzar cualquier otro preparativo es confeccionar la relación de invitados. A éstos se les debe enviar la invitación con ocho o diez días de antelación. La misma debe indicar, claramente, el motivo de la cita, lugar, día y hora en que se celebrará.

El invitado debe contestar antes de las 48 horas del evento para agilizar el trabajo de organización. Con el fin de facilitar la confirmación de asistencia es aconsejable incluir una tarjeta de respuesta para ser devuelta, o bien un teléfono donde confirmarla, o una dirección de correo electrónico.

Una vez que éstos han ratificado su presencia, resulta muy útil confeccionar tarjetas de mesa con el nombre de los asistentes, para que éstos estén perfectamente ubicados en los sitios que les corresponden. Este tipo de organización no es un mero capricho, ya que de la correcta colocación de los comensales depende muchas veces el éxito de la reunión.

El organizador del acto debe recibir a los invitados en una sala o hall contiguo al salón donde tendrá lugar la comida, presentándose él en primer lugar. Con posterioridad, presentará el anfitrión a todos los invitados que vayan llegando. Durante la espera se les ofrecerá un aperitivo. El orden de entrada al salón quedará como sigue: primero, los invitados y, después, los anfitriones.

 

Las mesas

La elección de las mesas se debe hacer siempre en función de las personas invitadas. Si no superan los ocho comensales, las mesas redondas resultan de gran comodidad para que la conversación sea ágil y todos los presentes puedan participar. Pero si su número es mayor a la docena, o las características del salón no lo permiten, la mejor manera de colocar a los invitados es utilizando el denominado sistema francés, que prevé dos presidencias situadas en el centro de la parte más larga de la mesa. Una estaría reservada para el anfitrión y la otra para el invitado más importante.

La principal ventaja de este sistema es que favorece la conversación que mantienen los máximos responsables al estar las dos presidencias situadas una enfrente de otra. A los lados de ambas se van ubicando las personas que ostentan un mayor cargo, colocadas sucesivamente a derecha e izquierda, formando así un polo de conversación destacado. De este modo, las personas relevantes están juntas y pueden hablar entre sí. El principal inconveniente es que perjudica el diálogo en los extremos, al estar polarizado en la parte central de la mesa. Por ellos, los invitados de los lados asumen un papel de mera comparsa y, en el fondo, se limitan a escuchar la conversación relevante.

Otro de los sistemas de colocación es el anglosajón, especialmente indicado cuando son varios los invitados importantes y se quieren potenciar los focos de conversación. En esta disposición, las dos presidencias principales se ubican cada una en una punta de la mesa, y a la izquierda y derecha de cada uno se van escalonando los restantes invitados por orden jerárquico. Su ventaja más destacada es que la conversación es más uniforme y genera, y a los invitados situados en el centro de la mesa les resulta relativamente fácil incorporarse a alguna de las discusiones. No obstante, presenta la inconveniencia de mantener a las dos presidencias separadas y no permite el contacto entre ellos.

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