Aprenda a ser flexible

Llamar a una oficina y encontrarse con la respuesta de un contestador puede ser una experiencia frustrante. Lo mismo que cuando intentamos resolver un problema acuciante y no hay nadie que nos atienda con rapidez. Son situaciones que, en muchas ocasiones, se deben a la rigidez de horarios y a un funcionamiento y organización demasiado tradicionales. En estos casos, aumentar la flexibilidad y el teletrabajo podrían ser soluciones muy prácticas.

Además, esta estrategia puede conllevar muchas ventajas. Por ejemplo, los horarios flexibles o el teletrabajo pueden permitir a una empresa trabajar en condiciones meteorológicas adversas, reducir espacio de oficina o contratar profesionales de talento que vivan en otras zonas geográficas.

Pero aprovechar correctamente todas estas posibilidades no siempre es tarea fácil. Los clientes quieren ser atendidos según les convenga y existen momentos y picos altos de trabajo, por lo que las empresas debe cubrir adecuadamente todas sus necesidades y estar siempre preparadas para cualquier imprevisto. Por eso, deben organizarse adecuadamente y contar con las capacidades necesarias. Y ¿cuáles son éstas?

En primer lugar, hay que tener en cuenta que algunos programas de teletrabajo han fracasado debido a la aplicación de métodos mediocres que han creado más problemas de gestión de los que han solucionado. Por eso, los expertos recomiendan asegurarse de que la tecnología de la empresa esté a la altura del reto. Y plantearse cuál es la relación entre el valor que los empleados obtienen de la flexibilidad y el que aporta a la empresa. Pero también hay que tener muy claro en qué momentos sigue siendo indispensable la interacción con el consumidor cara a cara.

Las tecnologías móviles y las herramientas de colaboración ‘online’ están transformando la forma de atender al público y de hacer negocios, por lo que los empleados ya no están atados a un lugar físico. Muchos pueden, incluso, trabajar desde cualquier parte del mundo y olvidar los tradicionales horarios de 9 a 17 horas. Sin embargo, es conveniente que cada empleado exprese su opinión sobre dónde, cuándo y cómo prefiere desarrollar su trabajo. Solo de esta forma, la flexibilidad se convertirá en comodidad, pero también en un incremento de la productividad y de compromiso por parte del empleado.

Según los expertos, antes de poner en práctica una nueva estrategia, puede ser útil realizar una encuesta a los empleados para saber qué tipo de flexibilidad sería más valioso para ellos y para reflexionar detenidamente sobre todas las implicaciones potenciales para la empresa. Una evaluación a menudo saca a la luz oportunidades de realizar pequeños cambios que pueden tener un gran impacto en la satisfacción de los empleados sin importunar el funcionamiento de la organización.

Además, cuando se trata de mejorar el rendimiento de los equipos en remoto, hay que identificar el papel y la misión de cada trabajador y vincular claramente su aportación a los objetivos de la empresa. Por otra parte, es necesario definir los resultados del equipo y la coordinación necesaria, especialmente a medida que los miembros del equipo virtual aprenden a trabajar juntos. Es necesario establecer expectativas claras acerca de qué trabajo debe hacerse y para cuándo, y luego permitir a los equipos que negocien sobre cómo pueden cumplir de la forma más eficaz sus objetivos de trabajo conjuntos y satisfacer a la vez sus necesidades personales.

Tampoco debe presuponerse que la tecnología de la empresa pueda servir a los trabajadores virtuales. Es necesario comprobar la infraestructura con un riguroso proyecto piloto diseñado para descubrir problemas potenciales que podrían frustrar a los empleados y menoscabar su credibilidad.

Por último, hay que tener en cuenta que algunos trabajadores pueden estar más acostumbrados a estilos de dirección tradicionales, mientras que los empleados más jóvenes esperan a menudo más libertad a la hora de hacer su trabajo con sus propias condiciones. En este contexto, algunas compañías están probando a introducir cambios en los programas de beneficios, como, por ejemplo, eliminar el tiempo no trabajado remunerado. En este caso, los empleados pueden elegir trabajar el tiempo que ellos quieran, mucho o poco, siempre y cuando el trabajo se termine. Sin duda, cada empresa deberá buscar la estrategia de flexibilidad que más le convenga, a ella y a sus trabajadores.

Last modified: 05/08/2013