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7 reglas para no patinar con los emails de empresa

Reconózcalo, más de una vez ha tenido algún mal entendido con los mail enviados a sus jefes o a sus subordinados. El tono con el que lo han leído estaba lejos del que usted había puesto en su redacción. Se pasó de gracioso, fue demasiado rudo…

Escribir un correo electrónico parece algo tan simple como respirar, pero aunque no lo crea hasta hay especialistas en explicarnos las claves para que el aire entre y salga adecuadamente por nuestras fosas nasales. Así que, como no podía ser de otra forma, escribir con corrección los correos electrónicos en el entorno de la empresa también tiene su técnica.

  1. Convierta el asunto en un resumen

¿A que le gustaría saber de qué va un mail sin necesidad de abrirlo? Por supuesto que sí, sobre todo si está haciendo un repaso rápido de su bandeja de entrada en el móvil.  En cambio nuestras bandejas están llenas de “Asunto de interés”, “Urgente”. “Mírate esto” o ” Contesta, por favor”. Y lo que es peor hay ‘chorizos’ enteros (e-mails enlazados), con estos asuntos, sobre todo desde que a los gestores de mail les dio por ofrecer esa “ayuda” de unificar conversaciones. Por eso, deberían sacar una ley que obligara transformar el asunto de los mensajes en resúmenes. Al que escribe no le cuesta nada, porque tiene la idea clara, al que lo recibe le resulta muy útil.

  1. Alerta. El botón responder automáticamente es un arma de destrucción masiva

Y si no lo es hay que tratarlo como si lo fuera. Porque no hay situación más embarazosa que haber contestado a un mail con una crítica a un compañero de la oficina, jefe o quien sea y darse cuenta (tarde) que su dirección de email estaba en el encabezado y que el ‘aludido’ recibirá la crítica en primera persona.

Incluso peor, reenviar a alguien un mail y descubrir (también tarde) que en esa respuesta iba todo el listado de mensajes intercambiados con anterioridad con otra persona sobre ese tema. Un ejemplo, que me ha ocurrido hace poco. Un abogado que informa a su cliente del acuerdo final con la contraparte con la que estaba enfrentado y en ese mensaje incluye todo el intercambio de emails que ha tenido con el abogado contrario y los ‘chanchullos’ a los que ambos habían llegado ‘sin que se enteren los respectivos clientes’. La falta de ética al desnudo total.  Para evitar situaciones embarazosas antes de enviar, respire y piense dos veces como poco.

  1. Mejor en positivo

Está claro que las situaciones laborales tienen altos componentes de estrés y tensión. Pero eso no debe implicar que los mensajes que se transmitan por escrito en los comunicados por email vayan cargados con pólvora maligna. Hay que tener en cuenta que, como hemos dicho antes, es muy difícil identificar el tono en el que se escribió el email y que, en la mayoría de los casos, lo que más influye en su análisis es el estado emocional del receptor. Como nunca sabremos cuándo y cómo se va a leer nuestro mensaje, lo mejor será utilizar la máxima cortesía que el tema permita. “Por favor”. “Gracias”, son fórmulas que se inventaron para facilitar la comunicación incluso aunque se esté muy enfadado. Por escrito, también funcionan.

  1. Si es posible, mejor evitar temas conflictivos

Hay mucha literatura sobre lo inadecuado de romper con tu pareja vía WhastApp. Aunque el tema laboral esté a años luz de las relaciones conyugales, las consecuencias en las personas son similares. Los temas escabrosos y conflictivos es mejor tratarlos personalmente. Al contenido del mensaje (que podría enviarse por e-mail) se une la información emocional que se trasmite a través de los gestos y la mirada. No los desprecie, pueden ser la clave para evitar un conflicto, conseguir un trato y, por supuesto, solucionar un problema. Recuerde como utilizan los niños pequeños el recurso de poner caritas cuando quieren algo… Con los mayores, aunque hay que ser más sutil, la comunicación no verbal también es un arma.

  1. Cuidado con las abreviaturas

Todavía recuerdo el conflicto que se produjo en una organización en la que yo estaba trabajando allá por los tiempos en que en España las empresas acababan de comenzar a utilizar el email como vía de comunicación. Un escrito contenía la abreviatura Pte. En el contexto era tan válido Presidente como Pendiente. Cada directivo que leyó aquel comunicado lo interpretó de forma diferente y el resultado fue tan caótico que tuvieron que convocar una reunión nacional (cada uno estaba en una CCAA distinta) para aclarar el mal entendido.

En la actualidad, las cosas no han mejorado mucho. Un mail cargado de siglas solo tiene un resultado. Confusión. En el mejor de los casos, ese ahorro de escritura se transforma en mayor tiempo de interpretación, y seguro que sus interlocutores no andan sobrados de tiempo.

A usted le cuesta menos escribir la palabra completa que ellos a descifrarla, no hacerlo puede tener consecuencias impredecibles.

  1. Revisión de errores ortográficos

Seamos realistas lo de poner ver con B o V es grave, pero las correcciones automáticas de los móviles pueden resultar también mucho más embarazosas. Un inocente ¡qué pena! puede convertirse en otra expresión, con un cambio final de letra, que en ningún caso querría decir a sus compañeros o superiores. ¿En qué estaba pensando cuándo lo escribió? Puede pensar el receptor.

  1. Los temas personales, mejor contárselos a Google

Casi me dejo este punto en el tintero. Tal vez porque tengo la sensación de que ni siquiera debería mencionarlo. Pero, claro, luego leo los periódicos y alucino con que todavía hay alguien (creo que mucha gente) que utiliza el mail de la empresa para temas personales. Desde organizar la paella del domingo con los colegas, hasta flirtear con el compañero o compañera de la oficina. Cuando tenga la intención de hacerlo, párese un momento, o muchos, y piense. ¿Qué tal quedaría esto en la portada de un periódico? Creo que más de uno se está arrepintiendo no haberlo pensado. El riesgo no merece la pena cuando Google, Yahoo y tantos otros reglan las cuentas de mail con incontables megas. Y cómo me dijo un juez un día “¿Cree usted que Google se va a arriesgar a que se filtren los contenidos de nuestras cuentas de correo? Sería la ruina para ellos. Viven de ellos, así que no podrían soportar que la gente no confiase en estas plataformas. En cambio, ¿quién pude confiar en su empresa de por vida?”. Como reflexión de cabecera no está mal.

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